Enterprise Agreement de Microsoft: Conceptos Básicos

Oct 31, 2023 | Contratos, Microsoft

El Enterprise Agreement de Microsoft no es solo uno de los contratos del programa de licenciamiento por volumen más habituales en grandes empresas, sino que gestionado correctamente puede convertirse en una herramienta de gran valor para el cliente (y no solo a nivel descuento).

En este artículo se abordan los aspectos básicos que permiten iniciarse en el conocimiento de cómo funciona el Enterprise Agreement de Microsoft para poder liberar todo su potencial.

Qué es un Enterprise Agreement de Microsoft

El Enterprise Agreement es un programa comercial de licencias por volumen que permite, a las compañías privadas y organismos del sector público, adquirir bajo un único contrato licencias de software y servicios cloud de Microsoft, en condiciones más ventajosas.

Asimismo, el Enterprise Agreement ofrece a su vez una modalidad en suscripción (Enterprise Agreement Subscription o EAS), que reduce considerablemente los costes de licencia ya que el derecho de uso del producto dura lo que dura el contrato sin que en ningún caso el cliente adquiera la propiedad de dichas licencias (cosa que sí ocurre al finalizar el Enterprise Agreement) salvo que se emplee la opción del buyout.

Enterprise Agreement proporciona por tanto numerosos beneficios pero también está sujeto al cumplimiento de ciertas condiciones y compromisos por parte del cliente.

Dónde encontrar documentación sobre Enterprise Agreement

Para tener una verdadera comprensión de los derechos y obligaciones aplicables, hay que dirigirse siempre a los Términos y Condiciones del Volume Licensing Agreement que corresponda (en este caso Enterprise Agreement):

Para acceder a la documentación oficial de Microsoft (no contractual) sobre Enterprise Agreement:

Qué duración tiene un Enterprise Agreement

La duración típica del Enterprise Agreement de Microsoft es de 3 años.

Existe la posibilidad de prorrogarlo, si bien rara vez suele ser una buena opción para el cliente.

Suele ser mucho más interesante una renovación que, a pesar del nombre, es un contrato nuevo totalmente diferente al anterior Enterprise Agreement y que por tanto ofrece la posibilidad de introducir nuevas mejoras.

Qué beneficios tiene Enterprise Agreement

El Enterprise Agreement, a cambio del cumplimiento de una serie de condiciones y compromisos que después veremos, puede reportar numerosos beneficios al cliente:

  • Agilidad y flexibilidad al simplificar todas las adquisiciones de licencias de software y servicios cloud Microsoft bajo un único contrato.
  • Se pueden espaciar los pagos a 3 años en lugar de tener que hacer un desembolso “upfront”: Se pueden por tanto reducir los costes iniciales y hacer una previsión del gasto en tecnología con 3 años de adelanto.
  • Según el número de dispositivos o usuarios, hay niveles predefinidos por defecto de descuento para todos los productos y servicios online Enterprise:
    • Nivel A: 500 a 2399 usuarios o dispositivos
    • Nivel B: 2400 a 5999 usuarios o dispositivos
    • Nivel C: 6000 a 14999 usuarios o dispositivos
    • Nivel D 15000 o más usuarios o dispositivos
  • Se pueden obtener además ventajas y ahorros adicionales a cambio de mayor compromiso (ej. si se adquiere más de un Enterprise Agreement Enrollments): por lo general, a un mayor compromiso por parte del cliente siempre le van a corresponder más y mejores beneficios.
  • True up: Aporta flexibilidad para añadir software, servicios, usuarios o dispositivos al EA, al precio y términos previamente acordados y vigentes durante todo el EA, sin tener que hacer la compra cuando nazca la necesidad sino haciendo un inventario al final de cada año del EA, de los productos, servicios, usuarios o dispositivos añadidos durante ese año.
  • ¿True Down? No se permite en licencias on premise. En cambio, sí se permite en licencias de servicios cloud (ej. Microsoft 365) y en EAS tanto en suscripciones de productos software como de servicios cloud.
  • Price lock: cuando se firma el EA se fijan los precios de las licencias y los productos cloud de forma que el cliente queda protegido cualquier incremento de precio durante los 3 años de vigencia del EA.
  • Facilitar la gestión de las licencias de software, lo que conlleva a su vez considerables beneficios adicionales.

Condiciones de un Enterprise Agreement

Como contrapartida, para poderse disfrutar de todos los beneficios que proporciona el Enterprise Agreement de Microsoft, es necesario que el cliente cumpla con una serie de condiciones y compromisos:

  • Compromiso:
    • Duración del contrato de 3 años (aunque pueden existir excepciones)
    • A comprar e implementar a lo largo de toda la organización al menos un producto o servicio online Enterprise: es lo que se conoce como “platform product
  • Solo pueden optar a EA los clientes que tengan al menos (o estén dispuestos a adquirir como mínimo):
    • 500 usuarios/dispositivos para clientes comerciales
    • 250 usuarios/dispositivos para clientes del sector público
    • Si la organización no llega a estos mínimos de usuarios/dispositivos, existen otras alternativas como el programa CSP de Microsoft o el Open Value Agreement.

Qué incluye Enterprise Agreement

EA incluye la oferta más amplia de productos entre todas las opciones de licenciamiento por volumen. Si bien es cierto que incluye la mayoría, no lo están todos. Para saber qué productos están incluidos en EA:

Por otra parte, Software Assurance (SA) está forzosamente incluido (no existe EA sin SA) y proporciona derechos adicionales como por ejemplo acceso a las nuevas versiones del producto o hacer step ups de edición superior a un precio reducido pagando únicamente la diferencia entre ediciones y no el precio de la edición superior completa.

A Microsoft le encantan los Enterprise Agreement y si les resulta una buena solución comercial pueden ser flexibles. Así, pueden incluirse en ciertos casos Servicios Profesionales Microsoft en el EA  o incluso pueden lograrse concesiones para incluir ciertos productos (ej. Dynamics 365 Business Central) que por defecto no están incluidos en EA.

Enterprise Agreement Enrollments

Los Enrollment son una de las formas con las que Microsoft se asegura el “compromiso” de sus clientes a cambio de descuentos adicionales y mejores condiciones.

En cuanto a la estructura contractual, si bien el Enterprise Agreement cuelga del Microsoft Business & Service Agreement (MBSA), el o los Enrollments dependen a su vez del Enterprise Agreement.

El EA debe incluir obligatoriamente al menos uno de los siguientes tipos de Enrollment:

Microsoft Enterprise Enrollment y Microsoft Enterprise Subscription Enrollment

Bajo estos enrollments se incluye la compra o suscripción de productos de usuario final tanto en métrica dispositivo como user, debiéndose comprar un mínimo de:

  • 500 licencias Enterprise Cloud (que incluye Microsoft 365 E3/E5 y Office 365 E1/E3/E5 y Enterprise Mobility & Security (EMS))y/o
  • 500 licencias Office ProPlus, Windows Enterprise y/o Core CAL Suite o Enterprise CAL Suite
  • En caso de clientes de sector público, en ambos casos la cifra se reduce a un mínimo de 250

Server and Cloud Enrollment (SCE)

  • Que tiene como objetivo la estandarización en la empresa de una o varias de las siguientes tecnologías cloud y server:
    • Core Infrastructure Suite (CIS) de sistema operativo de servidor y software de gestión: Windows Server y System Center.
    • Application Servers, que incluye a su vez:
      • SQL Server
      • Biztalk Server, solo si se incluye también SQL Server
      • SharePoint Server, solo si se incluye también SQL Server
    • Development Platform: Visual Studio Enterprise, MSDN Platforms.
    • Microsoft Azure era una de las tecnologías con las que empezar un nuevo SCE pero ha dejado de serlo: ya no es posible incluirlo en un nuevo SCE pero sí mantenerlo en caso de renovación si ya estaba incluido en un SCE anterior.
  • Tiene requerimientos de licenciamiento más estrictos y requiere de un mayor nivel de compromiso por parte del cliente, por lo que también ofrece condiciones y niveles de descuento más favorables.
  • Este mayor compromiso viene dado por el installed-base commitment, por el que el cliente se obliga a licenciar todas las instancias de los componentes elegidos del SCE, únicamente con licencias adquiridas a través de dicho SCE. Esto es así hasta el punto que las licencias de los componentes del SCE que no se adquieran a través del SCE, simplemente no pueden usarse durante la vigencia del EA en vigor (a pesar de tratarse de licencias perfectamente válidas y que pueden utilizarse una vez concluido el EA).

Hable con un experto en licenciamiento Microsoft

Los Enterprise Agreements de Microsoft son complejos, pero bien gestionados (como en el caso de los ULA de Oracle) pueden convertirse en una de las herramientas más valiosas de las que una organización puede disponer en el ámbito del licenciamiento.

En Evergreen Compliance somos absolutamente independientes de cualquier fabricante, también de Microsoft, por lo que nuestro único interés es el interés del cliente.

Contáctenos hoy mismo para saber cómo estamos ayudando a nuestros clientes a exprimir el máximo valor de sus Enterprise Agreements de Microsoft, y conviértase en nuestro próximo caso de éxito.

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