Enterprise Agreement Services
Los Enterprise Agreements (EA) son contratos que establecen las condiciones de uso y adquisición de software entre un fabricante y cliente. Si bien estos contratos, por definición, suelen ofrecer ventajas como mejoras en el precio o flexibilidad de licenciamiento, lo cierto es que también pueden plantear una serie de desafíos y riesgos que requieren de una gestión profesionalizada.
El problema
- Complejidad: los EA suelen ser contratos largos e intrincados que incluyen múltiples cláusulas, términos y condiciones cuyas implicaciones pueden ser difíciles de entender y cumplir. Además, varían según el proveedor, el producto y el tipo de organización, lo que dificulta la comparación y la elección de la mejor opción.
- Coste: los EA de software suelen implicar un compromiso a largo plazo con el fabricante, lo que supone un desembolso inicial importante y unos pagos periódicos que pueden afectar al presupuesto de la organización. Además, los EA pueden tener costes ocultos o adicionales, como tasas por exceso de uso, penalizaciones por incumplimiento o renovaciones automáticas.
- Riesgo: los EA de software pueden suponer un riesgo para la organización si no se gestionan adecuadamente. Por ejemplo, si la organización no monitoriza el uso y el rendimiento del software, puede incurrir en infralicenciamiento o sobredimensionamiento, lo que puede derivar en sanciones o pérdidas económicas. Asimismo, si la organización no evalúa la conveniencia de renovar o finalizar el EA al término del contrato, puede perder oportunidades de ahorro o mejora.
Nuestra Solución
Nuestro servicio de gestión de EA consiste en un conjunto de actividades que permiten optimizar el valor y el rendimiento de los contratos de software, así como minimizar los costes y los riesgos asociados, a través de:
- Planificación: implica definir los objetivos, las necesidades y el presupuesto de la organización en relación con el software, así como identificar los proveedores y las opciones de EA más adecuados para cada caso.
- Negociación: implica establecer las condiciones del EA con el proveedor, teniendo en cuenta aspectos como el alcance, la duración, el precio, las métricas de licenciamiento, los servicios incluidos y las cláusulas contractuales.
- Implementación: implica desplegar el software adquirido bajo el EA en la organización, siguiendo las mejores prácticas y cumpliendo con las normas de seguridad y calidad.
- Seguimiento: implica monitorizar el uso y el rendimiento del software, así como el cumplimiento del EA por parte de la organización y el proveedor. Esto permite detectar posibles desviaciones, incidencias o oportunidades de mejora.
- Renovación o finalización: implica evaluar la conveniencia de renovar o finalizar el EA al término del contrato, teniendo en cuenta los beneficios obtenidos, los costes incurridos y las alternativas disponibles.
Para ello, contamos con un equipo multidisciplinar que involucra a diferentes áreas de la organización, como compras, finanzas, tecnología, legal y negocio. Asimismo, ponemos a disposición del cliente herramientas y metodologías que facilitan el control y permiten la optimización de los contratos de software.
Beneficios
El servicio de gestión de EA aporta importantes beneficios a la organización, como:
- Ahorro de costes: al obtener precios más competitivos, evitar el sobredimensionamiento o infralicenciamiento del software y reducir los gastos administrativos y operativos.
- Mejora de la eficiencia: al simplificar los procesos de adquisición y gestión del software y alinearlo con las necesidades reales de la organización.
- Reducción de riesgos: al garantizar el cumplimiento legal y regulatorio del software, evitar posibles sanciones o conflictos con los proveedores y mejorar la seguridad y la calidad del software.
- Incremento del valor: al aprovechar las ventajas competitivas que ofrece el software, como la innovación, la diferenciación o la satisfacción del cliente.
