¿Qué es la gestión de licencia de software y por qué es tan importante para tu empresa?

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A medida que el uso de software va progresivamente tomando una mayor relevancia en las organizaciones y aparecen nuevas maneras de consumirlo, la gestión de licencias está tornándose más compleja y alcanzando al mismo tiempo más importancia por los riesgos inherentes que conlleva, particularmente desde el punto de vista económico.

Por este motivo, las licencias de software constituyen una cuestión que las empresas han comenzado a tener muy en cuenta y cuya relevancia ha crecido de manera drástica.

Si desea profundizar en la importancia que tiene gestionar las licencias de software de forma adecuada, ha llegado al artículo idóneo.

En él se repasa la información necesaria para ser conscientes de la importancia que tiene la gestión de licencias de software en un ambiente empresarial.

¿Qué es la gestión de licencias de software?

Cuando una organización adquiere el derecho de utilizar cierto software, se obliga al cumplimiento de determinadas condiciones en virtud del acuerdo de licencias de usuario final que hubiera suscrito.

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De hecho, este acuerdo reflejará los términos que regulan su utilización pudiendo, en caso de incumplimiento, originar riesgos tales como una posición legal desfavorable desde el punto de vista de la propiedad intelectual o fuertes penalizaciones económicas, encargándose la gestión de licencias de software de evitar estos problemas.

En la práctica existen innumerables modelos de licenciamiento para pautar el uso del software, tomando como referencia diferentes métricas.

De esta forma, podría establecerse que un determinado programa sea susceptible de utilizarse únicamente por parte de ciertas personas, desde un dispositivo concreto o en una región geográfica específica.

Por consiguiente, las empresas han de ser conscientes de cómo despliegan y emplean el software para garantizar el pleno cumplimiento respecto a las condiciones estipuladas en los contratos de licencias.

A pesar de que este planteamiento resulte sencillo sobre el papel, en la realidad, es habitual darse cuenta de la multitud de factores que incrementan su complejidad hasta llegar a hacerse casi inmanejables en ocasiones como en:

✅  La adopción de nuevas tecnologías

✅  Migraciones de hardware

✅   Arquitectura en los data centers

✅  Cambios de las políticas de licenciamiento,

✅   Prestación de servicios a terceros,

✅  Creación de entornos de alta disponibilidad

Para evitar los riesgos de índole legal o financieros que puedan derivarse de una falta de cumplimiento es recomendable, sino imprescindible, poner en marcha un proceso de gestión de licencias de software que se haga extensible a todas las áreas que estén implicadas en cada empresa.

¿Por qué es tan importante la gestión de licencias de software?

La gestión de licencias de software se define como un proceso orientado a realizar un análisis continuo de los acuerdos de licenciamiento y del despliegue objetivo de los productos de software.

Todo ello con la finalidad de asegurar el cumplimiento de las condiciones que se hubieran pactado contractualmente para cualquier entorno en los que se éstos encuentren instalados y/o en uso.

Disponer de un proceso de estas características aportará ventajas en distintos ámbitos, como pueden ser:

✔ La comprensión de los términos recogidos en los acuerdos permitirá ajustar costes de manera significativa y acreditar el uso correcto del software, incluso con anterioridad a su suministro o a las sucesivas renovaciones de los contratos de mantenimiento.

✔ La oportunidad de clarificar los derechos de uso adquiridos, además de resultar fundamental para cumplir con los acuerdos de usuario final, será primordial para minimizar las consecuencias que puedan derivarse de las revisiones de software por parte de un fabricante o sus partners.

✔ El análisis de la instalación de cada pieza de software conformará un inventario preciso de las licencias que no hubieran sido utilizadas durante un largo periodo de tiempo.

Esta información resultará esencial para la renovación de los contratos de mantenimiento o, sencillamente, para tener margen de crecimiento en el uso de un determinado producto.

✔ El conocimiento exacto de la medida en la que se está utilizando cada producto, además de evitar costes innecesarios en caso de infrautilización, permitirá identificar en qué aspectos han de corregirse situaciones de incumplimiento según se intensifique su uso.

Como puede comprobarse, la gestión de licencias de software resulta de especial importancia en el marco de funcionamiento de cualquier empresa.

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Recomendaciones para una gestión de licencias de software eficaz

El mejor consejo que brindará cualquier empresa que haya sido sometida a un proceso de gestión de licencias de software por parte de un fabricante consistirá en analizar el escenario de licenciamiento antes de que lo haga el propio fabricante, y a poder ser, empleando su misma metodología, evitando el principal objetivo de aquél en cuanto a la obtención del mayor rédito económico posible.

Además, una vez que un fabricante compruebe la inexistencia de un proceso robusto de control de licencias, otros fabricantes podrían seguir el mismo camino, provocando en el mejor de los casos una secuencia de anuncios de revisión que requerirán la dedicación de multitud de recursos que, a su vez, deberán ser apartados de las tareas propias del negocio.

Por consiguiente, habría que considerar las siguientes recomendaciones básicas en torno a la gestión de licencias de software:

⏸ Para que un proceso de esta naturaleza sea eficaz ha de comenzarse por planificar un análisis inicial de cumplimiento, que proporcionará una imagen real de situación de cada pieza de software, cotejando su instalación y uso con la titularidad real de las licencias.

⏸ Partiendo de esta información, será posible definir la estrategia de adecuación más apropiada, que permitirá corregir las discrepancias detectadas. No obstante, el hecho de ir subsanando estas discrepancias no constituye sino los cimientos para edificar el propio proceso de gestión de licencias de software, que por su esencia ha de ser continuo y evolucionar hasta abarcar todos los riesgos relacionados con la falta de cumplimiento.

⏸ En función de la complejidad de cada entorno, de los productos implicados y de las características de funcionamiento de cada entidad será más o menos recomendable utilizar alguna solución de gestión de activos de software (Software Asset Management o SAM) u otras posibles herramientas de apoyo, con diferentes niveles de automatización.

⏸ Al hilo del punto anterior, para aquellas empresas que hubieran optado por implementar algún tipo de proyecto SAM, éste debería estar estrechamente relacionado con la propia gestión de licencias de software, complementándose en la medida que sea posible para conformar la visión más completa de la posición efectiva de licenciamiento.

Hay que ser conscientes de que la implementación de una herramienta SAM por sí misma no evitará los riesgos derivados de las revisiones que pueda iniciar cualquier fabricante, debiendo conocer además las limitaciones de cada herramienta para cada fabricante y producto.

De hecho, es recomendable centralizar tanto la gestión de licencias de software como de activos de software en un mismo equipo para así aprovechar las sinergias de ambas parcelas, planificar adecuadamente las renovaciones de mantenimientos o suscripciones y abordar los riesgos existentes con las máximas garantías, estando en la mejor disposición para afrontar cualquier revisión externa que pueda anunciarse.

⏸ En tanto en cuanto las infraestructuras o aplicaciones desplegadas en la nube vayan adquiriendo un mayor protagonismo, surge un nuevo reto desde la óptica del licenciamiento, ya que los nuevos modelos de suscripción o de pago por uso facultan para consumir recursos directamente sin la necesidad de haber sido previamente instalados, no residiendo además en dependencias de una organización y estando en muchas ocasiones bajo el control directo de los propios fabricantes o de algún partner de éstos.

En este escenario es importante garantizar que las metodologías definidas y, en su caso, las herramientas utilizadas, permitan realizar un seguimiento adecuado tanto del software desplegado en la nube como del que pudiera estar a priori fuera del ámbito de control de las empresas, como los dispositivos móviles.

De esta forma cada entidad podrá obtener una ventaja competitiva de las nuevas tecnologías manteniendo al mismo tiempo un estricto cumplimiento en relación a las licencias de software.

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¿Cuál es la estrategia de adecuación de licencias de software?

Tal y como se ha comentado anteriormente, los trabajos de adecuación juegan un papel importante en la gestión de licencias, debiendo establecer una serie de pautas y mejores prácticas entre las que destacan las siguientes:

▶ Fijar normas claras sobre quién está autorizado a instalar y utilizar cada programa y en qué condiciones.

▶ Desarrollar una política concisa sobre la gestión de software.

Revisar periódicamente el tipo de programas a los que cada usuario tiene acceso y, particularmente, los instalados en sus equipos.

▶ Planificar con cautela los cambios de configuraciones, modificaciones de arquitectura, migraciones o adopción de nuevas tecnologías en los data centers.

▶ Asegurar la desinstalación completa de las aplicaciones redundantes o de aquéllas que no estén en uso, ya sea reutilizándolas para otros fines o, simplemente, tramitando la baja de su mantenimiento o la cancelación de su suscripción, si es que resultara factible minorar los costes asociados.

▶ Valorar la contratación de un especialista independiente para reforzar las tareas de adecuación con una visión complementaria y acorde a lo que se ha demostrado eficaz en otras empresas con una problemática similar.

No hay que perder de vista que el uso de cualquier software sin licencia, ya sea de manera voluntaria o involuntaria, entra en el supuesto de la infracción de los derechos de autor.

Ser conscientes de la necesidad de priorizar la administración de estas licencias y adoptar un conjunto de buenas prácticas para su gestión, asegurará que cada organización pueda disfrutar de las ventajas técnicas, operativas y financieras que hará posible el conocimiento de su posición efectiva, anticipándose a las futuras revisiones y cambios en los modelos de licenciamiento que puedan promover los fabricantes.

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