Quiero ahorrar/optimizar en licencimiento.

En la situación actual, siendo conscientes del peso que supone el coste/mantenimiento de las licencias de software en el área de IT, nos planteamos en numerosas ocasiones si podríamos ahorrar en este apartado. Este planteamiento llega también tras el anuncio de una auditoría, como consecuencia de un arduo proceso de revisión de algún fabricante o cada vez más a menudo porque tengamos la obligación de racionalizar el coste de mantenimiento de las licencias adquiridas para contribuir a un ajuste general del presupuesto.

En cualquiera de los casos, siempre deberemos mantener el estado de compliance, acatando los términos de las licencias del software utilizado. De otra forma estaríamos arriesgándonos a consecuencias indeseadas de carácter legal, financiero o reputacional.

Así, para poder analizar las posibilidades de optimización y ahorro, lo primero que tenemos que hacer es analizar los derechos adquiridos contractualmente.

Esta tarea, que a priori pudiera parecer sencilla, se convierte en muchas ocasiones en una quimera si no se dispone de los especialistas adecuados ya que la opacidad de las políticas de uso y los contratos formalizados con cada uno de los fabricantes, suelen incluir términos de licenciamiento confusos, cambiantes y excesivamente complejos. Es muy importante por tanto garantizar que la utilización del software se ajusta a los derechos adquiridos contractualmente.

Una vez clarificados los derechos de uso contratados debe realizarse un nuevo análisis, pero en este caso del uso real que estamos haciendo de dicho software. Este uso ha de ponerse en perspectiva con los propios términos de licencia para determinar si el potencial de ahorro está contractualmente justificado.

Así, se impone la necesidad de analizar rigurosamente, con la misma visión que el fabricante, las condiciones del uso real que en la práctica se está haciendo del software. En este sentido, es habitual encontrarse con situaciones como las siguientes:

  • Que se esté facturando el uso o mantenimiento de determinado producto no utilizado.

  • Que se haya adquirido un tipo de licencias no idóneo o una cantidad que exceda la necesaria.

  • Que se hayan contratado determinadas funcionalidades u opciones innecesarias en la actualidad.

  • Que la aplicación de algún cambio de arquitectura o configuración permita reducir drásticamente las necesidades de licenciamiento.

 

Una vez identificada la situación puede abordarse el proceso de optimización. De esta forma, la racionalización del coste de licenciamiento requiere de una gestión rigurosa de la documentación contractual y del seguimiento de la evolución de la infraestructura de IT. De hecho, se hace necesario controlar aspectos como:

  • Variación de usuarios desde el momento en que se instaló el software.

  • Variación de servidores.

  • Uso que se está llevando a cabo de la virtualización.

  • Entornos de Disaster Recovery.

  • Cambios tecnológicos.

  • Reestructuraciones empresariales.

 

En definitiva nuestro objetivo debe centrarse en encontrar el equilibrio perfecto entre la reducción del gasto derivado de la adquisición y soporte de licencias con la absoluta seguridad de estar en situación de pleno cumplimiento. De este modo conseguiremos ahorros importantes con la tranquilidad de poder afrontar con éxito cualquier proceso de auditoría que pueda presentarse.

En este proceso de optimización de costes no estará implicada únicamente el área de IT, sino que, por ejemplo, el área legal tendrá mucho protagonismo por la importancia que tiene una buena interpretación de los contratos que probablemente se hayan firmado por otras personas y en otras circunstancias empresariales. Para simplificar y facilitar esta conexión jurídica y técnica, en Evergreen Compliance contamos con un equipo especialista en cada fabricante/producto que da una solución integral a cada uno de los casos que se presentan. Así, desde un punto de vista completamente objetivo e independiente, nuestros clientes pueden conocer el verdadero potencial de mejora relacionando los derechos de uso adquiridos con el uso real que se está haciendo del software de los diferentes fabricantes.

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