Quiero ahorrar y optimizar el licenciamiento

En la situación actual, siendo conscientes del peso que supone el coste de las licencias de software en el área de IT, nos planteamos en numerosas ocasiones si podríamos ahorrar en este apartado. Este planteamiento llega también tras el anuncio de una auditoría, como consecuencia de un arduo proceso de revisión de algún fabricante o, cada vez más a menudo, porque tengamos la obligación de racionalizar el coste de mantenimiento de las licencias adquiridas para contribuir a un ajuste general del presupuesto.

En cualquiera de los casos, siempre deberemos mantener el estado de cumplimiento, acatando los términos de las licencias del software utilizado. De otra forma estaríamos arriesgándonos a consecuencias indeseadas de carácter legal, financiero o reputacional.

Así, para poder evaluar las posibilidades de optimización y ahorro, lo primero que tenemos que hacer es analizar los derechos adquiridos contractualmente.

Esta tarea, que a priori pudiera parecer sencilla, se convierte en muchas ocasiones en una quimera si no se dispone de los especialistas adecuados ya que la opacidad de las políticas de uso y los contratos formalizados con cada uno de los fabricantes, suelen incluir términos de licenciamiento confusos, cambiantes y excesivamente complejos. Es muy importante por tanto garantizar que la utilización del software se ajusta a los derechos contractualmente adquiridos.

Una vez clarificados los derechos de uso contratados debe realizarse un nuevo análisis, pero en este caso del uso real que estamos haciendo de dicho software. Este uso ha de ponerse en perspectiva con los propios términos de licencia para determinar si el potencial de ahorro está contractualmente justificado.

Así, se impone la necesidad de analizar rigurosamente, con la misma visión que el fabricante, las condiciones del uso real que en la práctica se está haciendo del software. En este sentido, es habitual encontrarse con situaciones como las siguientes:

• Que se esté facturando el uso o mantenimiento de determinado producto no utilizado.

• Que se haya adquirido un tipo de licencias no idóneo o una cantidad que exceda la necesaria.

• Que se hayan contratado determinadas funcionalidades u opciones innecesarias en la actualidad.

• Que la aplicación de algún cambio de arquitectura o configuración permita reducir drásticamente las necesidades de licenciamiento.