Auditoría de Software
Introducción
Una auditoría de software es una facultad que se reserva el fabricante para verificar que el uso que el cliente está haciendo de sus productos, cumple con los términos de la licencia.
Igual que Hacienda se reserva el derecho a comprobar que el contribuyente cumple con la ley tributaria a través de una inspección, los fabricantes también lanzan a sus equipos auditores para analizar el estado de cumplimiento de las licencias.
Y hasta aquí, todo perfectamente razonable. Son las reglas del juego y hay que cumplirla.
Pero la situación se complica cuando el fabricante utiliza las auditorías como verdaderas acciones comerciales agresivas contra sus clientes.
O mejor dicho, cuando los fabricantes se valen de la detección de una supuesta (sí, supuesta) situación de incumplimiento para forzar al cliente a sentarse en una mesa de negociación con el objetivo de llevarle a hacer una adquisición de productos que, en la mayoría de los casos, ni quiere ni necesita.
¿Esto significa que a los fabricantes les interesa que el cliente se encuentre en una situación de incumplimiento? Evidentemente, sí.
¿Esto significa que los fabricantes en muchos casos son juez y parte al tener un interés cierto en que la auditoría arroje un determinado resultado? También.
Las auditorías de software han resultado ser un generador de ingresos alternativos para los fabricantes que se ha revelado extremadamente efectivo cuando en tiempos de crisis las “acciones comerciales convencionales” no funcionaban.
“No hay nada tan inexorable como la muerte y Hacienda”, dice el personaje encarnado por Brad Pitt en la película “¿Conoces a Joe Black?” de 1998.
En 2023, podemos añadir que no hay nada tan inexorable como la muerte, Hacienda o una auditoría de software.
El problema de las auditorías de software
- Falta de previsibilidad y transparencia: en la mayoría de los casos el fabricante va a requerir la ejecución de scripts que van a extraer información que el cliente no va a poder analizar.
- Falta de equilibrio entre las partes: los auditores son profesionales de la detección de supuestas (de nuevo, sí supuestas) situaciones de incumplimiento. Van a analizar no lo que el cliente sabe que tiene sino lo que no sabe que tiene.
- Los fabricantes son juez y parte interesada.
- Las auditorías de software puede ser procesos extremadamente disruptivos y requerir el consumo de ingentes cantidades de tiempo.
- Son también procesos que pueden generar una enorme cantidad de estrés y presión en el interior de las organizaciones. De hecho en muchos casos el objetivo es ejercer la máxima cantidad de presión sobre la persona que debe tomar las decisiones (¿alguna vez nos hemos preguntado por qué es habitual que los auditores envíen malas noticias las vísperas de vacaciones o fines de semana?)
- Retroactividad de varios años de las reclamaciones del fabricante.
- Pueden consumir recursos vitales desde otros proyectos por culpa de los gastos no presupuestados
- Riesgos legales y reputacionales.
- Riesgos ocultos: es habitual por ejemplo que el supuesto déficit se base en trazas de uso pasado de productos.
- Pueden empujar hacia la adquisición de productos que realmente no se necesitan.
Nuestra solución
Nuestro servicio se adapta a la situación y necesidades concretas del cliente: sabemos que no es igual prepararse para una auditoría que defenderse cuando ya se ha iniciado (incluso cuando ya existe una reclamación del fabricante encima de la mesa).
Nuestra metodología da respuesta a todos los retos que puede plantear una auditoría de licencias del fabricante:
- Muchos de nosotros procedemos del fabricante o de sus firmas auditoras: sabemos qué buscan, para qué cómo y dónde.
- Establecemos procesos para anticipar y controlar todos los aspectos de la auditoría, calcando la metodología del fabricante.
- Formación y gestión del equipo interno de defensa de auditoría.
- Controlamos de todos los aspectos relacionados con la auditoría: desde la redacción de propuestas de comunicaciones hasta el análisis de información técnica de los scripts.
Beneficios
- Profesionalizar la posición del cliente para equilibrar su situación con el fabricante para que no sean sus intereses los que terminen prevaleciendo.
- Se controlan los aspectos relevantes del proceso resultado una mayor previsibilidad y transparencia.
- Se evita la generación de brechas internas por la presión (es imprescindible hablar a legal en el idioma de legal, a tecnología en el idioma de tecnología, a compras en el idioma de compras…).
- Tranquilidad por disponer de información confiable sobre qué se usa y necesita (utilizamos la misma metodología que los fabricantes).
- Menos estrés: se desactivan así una de las estrategias más poderosas para el auditor.
- Menos disrupción: el cliente puede trabajar únicamente para su negocio.
- Reducción o eliminación de los riesgos asociados a la auditoría.
- Más información y mejor información para tomar mejores decisiones: información sobre licenciamiento, sobre estrategias del fabricante, sobre qué hace en auditorías con otros clientes.
- Una auditoría puede convertirse en una oportunidad para conseguir una optimización contractual/uso del software. Ver caso de éxito.
- Mejor posicionamiento a la hora de negociar: no es que negociemos mejor, es que vemos muchas más negociaciones a lo largo del año con los fabricantes que cualquier cliente.