IBM
IBM se caracteriza, no solo por tener un gran portafolio de productos, sino por disponer de un régimen de licenciamiento extraordinariamente extenso y complejo.
En los últimos años viene realizando campañas de auditoría, en ocasiones procesos extraordinariamente agresivos y extensos, a través de distintas Big Four que a su vez emplean metodologías sensiblemente diferentes.
En EVERGREEN hemos creado un equipo multidisciplinar, integrado por antiguos auditores y ex Big Four, para ayudar a liberar todo el valor de la inversión en IBM optimizando la gestión de sus licencias y reduciendo el riesgo financiero derivado de situaciones de incumplimiento.
Servicios
En EVERGREEN hemos desarrollado, desde una perspectiva radicalmente independiente y multidisciplinar, a través de expertos en licenciamiento y ex auditores de las Big Four, los siguientes servicios:
Servicio de Base
La finalidad de este servicio es conocer la posición efectiva de licenciamiento (ELP) entendida como la diferencia entre los derechos de uso adquiridos y el despliegue del software IBM:
- La determinación de los derechos de uso existentes se lleva a cabo a través del análisis de la evolución contractual y de las licencias efectivas para establecer no solo el número de licencias disponibles y su métrica sino también la concurrencia de cualquier tipo de restricción o limitación que pudiera ser de aplicación al caso concreto.
- La situación del despliegue y/o uso del software se analiza:
- Bien a través de ILMT en los casos en los que sea posible
- Bien a través de metodologías calcadas a las de los auditores oficiales para obtener una perspectiva realista de qué es lo que se encontrarían en caso de una auditoría real del fabricante.
La ELP es por tanto una foto objetiva de la situación existente en un momento concreto de la conciliación entre derechos de uso adquiridos y el despliegue del software existente.
Servicio de Optimización
Comienza con el establecimiento de la ELP del Servicio de Base para posteriormente y, a través de conversaciones con las partes interesadas en la organización, la determinación de cuáles son las necesidades reales y objetivos de negocio.
La ELP, es un concepto dinámico ya que cualquier modificación en el ámbito de los derechos de uso o en el despliegue (considerado de la forma en que IBM lo hace en auditorías a través de sus políticas de licenciamiento) tiene un efecto directo en su determinación: Conceptos como por ejemplo “cómo se usa el software”, “en qué tipo entorno” o si “ILMT está instalado y correctamente en funcionamiento” van a tener un impacto directo a la hora de saber qué considera IBM (o sus auditores) que se usa.
El objetivo del Servicio de Optimización es aportar soluciones de optimización contractual, de licenciamiento y de despliegue/uso (incluido a nivel de infraestructura) que mejoren la ELP y que al mismo tiempo sirvan a las necesidades reales y objetivos de la organización.
Servicio Gestionado
El objetivo es avanzar hacia la confluencia total entre derechos de uso, uso del software y necesidades reales a través de un servicio anual de seguimiento que tiene como bases la determinación de la ELP del Servicio Base y el plan estratégico establecido por el Servicio de Optimización.
Se aportan personas y procesos a los pasos anteriores, incluyéndose sucesivos análisis de la ELP e informes según se vayan implantando las soluciones de optimización propuestas, o vayan surgiendo otras nuevas, para disponer en todo momento de una foto realista y actualizada del impacto de las medidas aplicadas.
Apoyo en Auditoría
EVERGREEN ha desarrollado un modelo de Servicio de Apoyo en Auditorías que permite actuar con independencia del momento en el que ésta se encuentre.
Nuestro equipo, entre los que se encuentran antiguos expertos en licenciamiento y ex auditores de Big Four, conoce perfectamente este tipo de procesos y han logrado evitar cientos de millones de Euros en riesgos financieros derivados de situaciones de incumplimiento.
Es por ello que hemos diseñado una metodología que integra tanto aspectos técnicos (propietarios) como legales o comerciales, y que va desde la anticipación de la auditoría para conocer la situación antes de enviar información a IBM hasta el apoyo en negociaciones contractuales, pasando por la preparación de propuestas de comunicación.
Sabemos que las auditorías de software pueden ser agresivas y tremendamente disruptivas por lo que nos centramos no solo en evitar cualquier tipo de sanción sino en tratar de que afecte lo menos posible a la actividad del negocio.
Negociación Contractual (ELA, IULA, ESSO, etc.)
Somos conscientes de la criticidad de los contratos de licencias para lograr los objetivos de negocio de nuestros clientes. De esta forma, trabajamos para asegurar el mejor posicionamiento a la hora de abordar la negociación y/o renovación de los contratos en consideración a sus particulares propias y las necesidades reales del cliente.
Desconocer la idoneidad o implicaciones del tipo de contrato aplicable así como la inclusión de ciertos aspectos por parte del fabricante o modificaciones durante las renovaciones, pueden pasar desapercibidos bajos el radar de muchos departamentos de compras y ser el origen de riesgos susceptibles de comprometer la inversión.
Servicios ILMT
ILMT (IBM License Metric Tool) es un elemento imprescindible para que el cliente pueda beneficiarse de la sub-capacidad con IBM y reducir así el número de licencias requeridas para cubrir sus necesidades reales.
El problema, es que no basta con disponer de ILMT sino que un mantenimiento deficiente o no generar la información adecuada puede llevar a que IBM no reconozca la sub-capacidad y que obligue a licenciar cores o entornos en los que el producto realmente no se está usando.
De hecho, el no reconocimiento de la sub-capacidad puede considerarse el problema nº1 de compliance con IBM y está en el origen de las mayores reclamaciones de las que tenemos conocimiento.
Nuestro servicio proporciona gestión e informes continuos para garantizar el cumplimiento de las licencias de subcapacidad y el control de las licencias utilizadas en las distintas máquinas.
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Sub Capacidad
Es la causa principal de los problemas de compliance con IBM: Una mala comprensión de las políticas de sub-capacidad puede tener consecuencias catastróficas.
Cabe destacar también en este punto, la falsa sensación de seguridad que puede transmitir la simple instalación de ILMT sin verificar su funcionamiento o la obligación de mantenimiento de registros de uso.
Asimismo, el uso de un sistema operativo o una tecnología de virtualización no elegibles, puede dar lugar al no reconocimiento de la sub-capacidad.
Disaster Recovery
El International Customer Agreement (ICA) y el International Program License Agreement (IPLA) permiten a los clientes crear copias de los programas IBM y utilizar temporalmente dichas copias cuando el nodo primario no esté disponible siempre que se cumplan ciertas condiciones.
Aunque pueda considerarse una sub categoría de los problemas de licenciamiento en entornos no productivos, por su particularidad cabe destacar que una mala comprensión de las políticas de licenciamiento en entornos de DR puede llevar a incumplimientos de licencia y a exposiciones financieras derivadas.
Entornos no productivos
El principio general es que la instalación y uso de programas IBM (ya sea en entornos productivos o de pre, test o desarrollo) requiere siempre de licencia.
Si bien existen excepciones a este principio general, incluso licencias con coste diferente para usar en entornos no productivos, una mala comprensión del licenciamiento IBM puede suponer incurrir en riesgos de incumplimiento sancionables.
Software de Mainframe
El licenciamiento del software de mainframe (también conocido como zSeries o System Z) puede variar sensiblemente del aplicable al software distribuido, por lo que una gestión deficiente de este tipo de licencias puede producir riesgos de incumplimiento que hay que evitar.
Containers
No tener en cuenta la particularidad del licenciamiento para Containers y aplicar por defecto la política genérica de subcapacidad aplicable a entornos virtualizados, puede conducir a consecuencias realmente graves derivadas del incumplimiento de los términos de licencia.
BONUS Fusiones y Adquisiciones
Este tipo de eventos sobrevenidos puede llevar a usos no autorizados más allá de lo establecido en la definición de cliente de la licencia, y por tanto a situaciones de incumplimiento que pueden exponer a la organización a importantes riesgos financieros.