Otros Fabricantes
Los fabricantes de software se amparan habitualmente en unas condiciones de licenciamiento complejas, orientadas a hacer que prevalezcan sus intereses respecto a los de sus clientes.
En este contexto, es frecuente que las organizaciones se enfrenten a muchas situaciones de riesgo que requieren de una gran experiencia en el control y manejo de las licencias.
Así, ponemos a tu disposición al mejor equipo de especialistas, tanto técnicos como jurídicos, con un amplio conocimiento del licenciamiento y auditorías de los principales fabricantes, entre los que cabe destacar a Adobe, Atlassian, Autodesk, BMC Software, Cisco, Citrix, Dynatrace, Gigamon, HCL, Informatica, Liferay, McAfee, Micro Focus, MicroStrategy, PTC, Quest Software, Red Hat, ServiceNow, Software AG, Symantec, TIBCO, Veritas o VMware.
La combinación de ambas disciplinas nos permite utilizar una metodología sólida, fiable y contrastada que proporciona una visión real de la situación de cumplimiento y del potencial de mejora, con la misma visión que cada fabricante.
Servicios
En EVERGREEN hemos desarrollado una serie de servicios basados en la premisa de que solo un control efectivo sobre las licencias de software instaladas y/o en uso en cada organización permite minimizar riesgos y obtener el máximo rendimiento con el mejor coste.
Servicio base para determinar la Posición Efectiva de Licenciamiento
El objetivo de este servicio es determinar la Posición Efectiva de Licenciamiento (ELP), que es la piedra angular sobre la que pivotan nuestros servicios y cualquier programa de gestión de activos de IT (ITAM).
Así, la ELP es la diferencia entre los derechos de uso adquiridos y el despliegue/uso real del software:
- La determinación de los derechos de uso adquiridos se lleva a cabo a través del análisis de la evolución contractual para establecer no solo el número de licencias disponibles y su métrica para cada producto, sino también la concurrencia de cualquier tipo de limitación que pudiera ser aplicable.
- La situación del despliegue y/o uso del software se analiza siguiendo la misma metodología de medición y aplicando las mismas políticas que el fabricante para cada uno de los productos y entornos concretos.
Por lo tanto, la ELP es una foto objetiva de la situación existente en un momento determinado, que muestra la comparativa entre los derechos de uso adquiridos y el despliegue/uso del software.
Servicio de optimización del licenciamiento y eliminación de riesgos
Su punto de partida es el establecimiento de la ELP asociada al Servicio Base para posteriormente y, a través de conversaciones con las partes interesadas en la organización, identificar cuáles son las necesidades reales y los objetivos del negocio.
De hecho, la ELP constituye un concepto dinámico, ya que cualquier modificación en el ámbito de los derechos de uso o en el despliegue/uso que se efectúe de los productos, tiene un efecto directo en su determinación. Conceptos como por ejemplo “cómo se usa el software”, “para qué se usa” o “en qué entorno se usa” van a tener un impacto directo a la hora de saber “qué es lo que se usa”.
En definitiva, el objetivo del Servicio de Optimización consiste en aportar soluciones para la mejora contractual, la adecuación del despliegue/uso considerando la infraestructura subyacente y la organización del licenciamiento, todo ello orientado a optimizar los costes y sacar el máximo partido del software en la organización, asegurando al mismo tiempo el pleno cumplimiento y evitando cualquier situación de riesgo.
Servicio gestionado para asegurar el cumplimiento
Su finalidad es avanzar hacia la confluencia total entre los derechos de uso, el propio uso del software y las necesidades reales de cada organización, a través de un servicio continuo que tiene como fundamento la determinación de la ELP del Servicio Base y el plan estratégico establecido por el Servicio de Optimización.
De este modo, se integran personas y procesos en los servicios anteriores, incluyéndose sucesivos análisis de la ELP y nuevas mejoras según se vayan implantando las soluciones de optimización propuestas, o vayan surgiendo otras prioridades, para disponer en todo momento de una imagen clara y actualizada del impacto económico de las medidas aplicadas.
Defensa ante auditorías de software
EVERGREEN ha desarrollado un modelo de servicio de defensa ante auditorías que permite actuar con independencia del momento en el que éstas se encuentren, y que en gran parte de las ocasiones son realizadas por terceras compañías, como alguna de las “Big Four” (Deloitte, KPMG, PwC o EY) o partners especializados (p. e. Seven Eighths o Connor).
Nuestro equipo, entre los que se encuentran antiguos auditores de los fabricantes, conoce perfectamente este tipo de procesos a través de la experiencia acumulada en decenas de casos a ambos lados del tablero.
Es por ello que hemos diseñado una metodología que integra tanto aspectos técnicos como legales y comerciales, desde una perspectiva totalmente pragmática única en el mercado. En este ámbito, abarcamos desde la anticipación de la auditoría para conocer la situación antes de enviar cualquier tipo de información hasta el apoyo en las negociaciones contractuales, pasando por la preparación de propuestas de comunicación.
Sabemos que las auditorías de software pueden ser muy agresivas y tremendamente disruptivas, por lo que nos centramos no sólo en evitar cualquier tipo de sanción sino en que afecte lo menos posible a la actividad del negocio.
Apoyo a la negociación y renovación de contratos de software
Los nuevos contratos de adquisición de licencias revisten una especial importancia para la mayoría de organizaciones que los suscriben, al repercutir directamente tanto en los usuarios como en el core de la infraestructura, y tener habitualmente un considerable impacto financiero.
De esta forma, resulta esencial conocer los términos económicos en los que se han cerrado otras operaciones similares en distintas organizaciones, además de establecer las condiciones de licenciamiento más adecuadas, evitando las posibles obligaciones que pretenda imponer el fabricante de manera interesada.
Además, es muy interesante tener experiencia en el manejo de los diversos acuerdos de empresa asociados a cada fabricante, de modo que pueda obtenerse el máximo beneficio de cada nueva contratación de licencias, ya sean perpetuas o en modalidad de suscripción.
En este ámbito empleamos nuestro profundo conocimiento de las condiciones de uso y de los modelos de costes de cada fabricante, ya sean on premise o en la nube, para que nuestros clientes logren los mejores resultados posibles en la negociación. Así, podemos ser de ayuda en diferentes aspectos como son, por ejemplo, los siguientes:
- Determinar los niveles óptimos de descuento según nuestra experiencia en clientes de todos los sectores y tamaños.
- Identificar las recomendaciones y mejores prácticas para obtener las mayores prestaciones de los productos contratados.
- Implementar las medidas técnicas y contractuales más adecuadas para reducir el subsiguiente coste del soporte o de las sucesivas renovaciones de las suscripciones.
- Utilizar una metodología de negociación con una eficacia probada, orientada a conseguir los objetivos establecidos.
- Evitar los riesgos derivados de las auditorías de software impulsadas por cada fabricante.
Reducción de Costes de Soporte y Suscripciones
Se trata de un servicio enteramente orientado a reducir el gasto derivado de los servicios de soporte de cada fabricante o de las suscripciones ya contratadas, en virtud del cual se establecen las medidas más convenientes para obrar dicha reducción e identificar las alternativas existentes en función de cada escenario.
Este servicio ha ido cobrando mayor relevancia con el transcurso del tiempo, hasta ser uno de los principales motivos de consulta por parte de nuestros clientes, que han comprobado que no existe una correspondencia real entre el coste creciente que están asumiendo por los servicios de soporte de gran parte de los fabricantes y el beneficio real que obtienen de los mismos.
De hecho, muchas organizaciones se han visto cautivas en un volumen de licencias mayor que el que necesitan en la práctica, y desean activar los mecanismos pertinentes para poder reducirlas.
Top 5 problemas de compliance en los últimos 12 meses
Virtualización
La virtualización, tanto a nivel de servidores como de escritorios o aplicaciones, supone una fuente habitual de problemas de cumplimiento, siempre y cuando no se implementen las medidas necesarias para evitarlos.
Evergreen da solución a este problema partiendo de un conocimiento exhaustivo de las políticas de licenciamiento aplicables en cada escenario virtualizado, proponiendo las configuraciones más adecuadas para las plataformas basadas en productos como vSphere y Horizon de VMware, Hyper-V de Microsoft o Virtual Apps and Desktops de Citrix.
Prestación de servicios a terceros
Cada pieza de software instalada en una organización tiene asociada una licencia que refleja todo aquello que se puede y no se puede hacer con el software adquirido, y es habitual que por defecto solo se permita su uso para las operaciones internas del negocio.
Al ser la prestación de servicios a terceros una práctica muy habitual que los auditores buscan expresamente en sus revisiones de licenciamiento, Evergreen conoce la amplia casuística existente en este terreno y las alternativas disponibles para evitar el riesgo de penalizaciones.
Migración a la nube
Las migraciones a la nube suelen revestir un riesgo elevado en el ámbito del licenciamiento si no se conoce en profundidad cómo han de manejarse las licencias, y si han de llevarse a cabo transformaciones, conversiones o negociaciones con cada fabricante implicado.
Así, durante los últimos meses han sido frecuentes los casos en los que se han detectado problemas de cumplimiento como consecuencia de alguna auditoría en escenarios Cloud o híbridos, o en los que se ha disparado el gasto por no fijar correctamente y con antelación la estructura de costes que debía aplicar una vez concluida la migración.
Los expertos de Evergreen evalúan todas las alternativas para evitar los problemas de licenciamiento en escenarios Cloud o híbridos, anticipando la estructura de costes que deberá adoptarse una vez que se ponga en marcha cada nuevo servicio.
Ediciones y versiones de productos
Merece especial atención la amplia casuística que existe en cuanto al uso de las distintas ediciones y versiones del software de cada fabricante, ya sea a nivel de servidor o de puesto de usuario.
En este sentido, resulta frecuente que no se apliquen correctamente las condiciones asociadas a cada producto utilizado, considerando aspectos como si existen derechos para desplegar versiones precedentes, si se usan funcionalidades que pertenecen a otras ediciones diferentes a la contratada o si los sucesivos cambios en la denominación de un producto han tenido impacto en cómo puede emplearse.
Este es un aspecto que involucra tanto a las áreas legales como tecnológicas, resultando esencial disponer de especialistas en el licenciamiento de cada fabricante y producto. Evergreen pone a tu disposición un equipo técnico y legal para evitar posibles inconsistencias resultantes de las ediciones y versiones utilizadas.
Entornos no productivos
Es importante conocer las distintas alternativas existentes para cubrir los entornos no productivos (Desarrollo, Test, Preproducción, etc.) y de Disaster Recovery, dependiendo de cada uno de los productos que estén siendo utilizados y del fabricante concreto del que se trate.
En Evergreen contamos con especialistas cuyo objetivo es obtener el máximo ahorro posible para nuestros clientes, evitando al mismo tiempo los riesgos de cumplimiento derivados de los términos de licenciamiento para este tipo de entornos.