Microsoft
Microsoft se ha significado entre sus clientes por apoyarse en unas condiciones de licenciamiento confusas, teniendo además una estructura de costes de soporte opaca y una política comercial compleja, particularmente en lo concerniente a Cloud.
Al tratarse del fabricante más extendido en el mercado, resulta prácticamente inevitable entablar una negociación con él o con alguno de sus partners, siendo particularmente delicadas las contrataciones o renovaciones de los Enterprise Agreements.
Asimismo, merece especial atención su amplia trayectoria en la realización de auditorías de software, tanto de licencias convencionales como del programa SPLA (Services Provider License Agreement).
Servicios
En EVERGREEN hemos desarrollado una serie de servicios basados en la premisa de que solo un control efectivo sobre las licencias de software de Microsoft instaladas y/o en uso en cada organización permite minimizar riesgos y obtener el máximo rendimiento con el mejor coste.
Servicio de Base
El objetivo de este servicio es determinar la Posición Efectiva de Licenciamiento (ELP), que es la piedra angular sobre la que pivotan nuestros servicios y cualquier programa de gestión de activos de IT (ITAM).
Así, la ELP es la diferencia entre los derechos de uso adquiridos y el despliegue/uso real del software:
- La determinación de los derechos de uso adquiridos se lleva a cabo a través del análisis de la evolución contractual para establecer no solo el número de licencias disponibles y su métrica para cada producto, sino también la concurrencia de cualquier tipo de limitación que pudiera ser aplicable.
- La situación del despliegue y/o uso del software se analiza siguiendo la misma metodología de medición y aplicando las mismas políticas que el fabricante para cada uno de los productos y entornos concretos.
Por lo tanto, la ELP es una foto objetiva de la situación existente en un momento determinado, que muestra la comparativa entre los derechos de uso adquiridos y el despliegue/uso del software.
Servicio de Optimización
Su punto de partida es el establecimiento de la ELP asociada al Servicio Base para posteriormente y, a través de conversaciones con las partes interesadas en la organización, identificar cuáles son las necesidades reales y los objetivos del negocio.
De hecho, la ELP constituye un concepto dinámico, ya que cualquier modificación en el ámbito de los derechos de uso o en el despliegue/uso que se efectúe de los productos, tiene un efecto directo en su determinación. Conceptos como por ejemplo “cómo se usa el software”, “para qué se usa” o “en qué entorno se usa” van a tener un impacto directo a la hora de saber “qué es lo que se usa”.
En definitiva, el objetivo del Servicio de Optimización consiste en aportar soluciones para la mejora contractual, la adecuación del despliegue/uso considerando la infraestructura subyacente y la organización del licenciamiento, todo ello orientado a optimizar los costes y sacar el máximo partido del software en la organización, asegurando al mismo tiempo el pleno cumplimiento y evitando cualquier situación de riesgo.
Servicio Gestionado
Su finalidad es avanzar hacia la confluencia total entre los derechos de uso, el propio uso del software y las necesidades reales de cada organización, a través de un servicio continuo que tiene como fundamento la determinación de la ELP del Servicio Base y el plan estratégico establecido por el Servicio de Optimización.
De este modo, se integran personas y procesos en los servicios anteriores, incluyéndose sucesivos análisis de la ELP y nuevas mejoras según se vayan implantando las soluciones de optimización propuestas, o vayan surgiendo otras prioridades, para disponer en todo momento de una imagen clara y actualizada del impacto económico de las medidas aplicadas.
Apoyo en Auditoría
EVERGREEN ha desarrollado un modelo de servicio de defensa ante auditorías que permite actuar con independencia del momento en el que éstas se encuentren, y que en la mayoría de ocasiones son realizadas por alguna de las “Big Four”: Deloitte, KPMG, PwC o EY.
Nuestro equipo, entre los que se encuentran antiguos auditores de Microsoft, conoce perfectamente este tipo de procesos a través de la experiencia acumulada en decenas de casos a ambos lados del tablero.
Es por ello que hemos diseñado una metodología que integra tanto aspectos técnicos como legales y comerciales, desde una perspectiva totalmente pragmática única en el mercado. En este ámbito, abarcamos desde la anticipación de la auditoría para conocer la situación antes de enviar cualquier tipo de información hasta el apoyo en las negociaciones contractuales, pasando por la preparación de propuestas de comunicación.
Sabemos que las auditorías de software pueden ser muy agresivas y tremendamente disruptivas, por lo que nos centramos no solo en evitar cualquier tipo de sanción sino en que afecte lo menos posible a la actividad del negocio.
Negociación de Enterprise Agreements
Al igual que sucede con otros tipos de acuerdos de empresa de otros fabricantes, resulta esencial conocer su funcionamiento para obtener el máximo beneficio de las posibilidades que ofrece, si bien no hay que perder tampoco de vista las obligaciones que impone.
De esta forma, existen dos tipos diferentes de acuerdo: Enterprise Agreement (EA), que está diseñado para adquirir licencias en propiedad con un mantenimiento asociado, y Enterprise Subscription Agreement (EAS o ESA), que está orientado a la contratación de suscripciones. No obstante, es posible contratar suscripciones en cualquiera de ambos acuerdos.
En este ámbito empleamos nuestro profundo conocimiento de los acuerdos de licencia de Microsoft, de las condiciones de uso y de los modelos de costes, ya sean on premise o en la nube, para que nuestros clientes logren los mejores resultados posibles en la negociación. Así, podemos ser de ayuda en diferentes aspectos como son, por ejemplo, los siguientes:
- Determinar los niveles óptimos de descuento según nuestra experiencia en clientes de todos los sectores y tamaños.
- Identificar las recomendaciones y mejores prácticas para obtener las mayores prestaciones de las suscripciones de productos como Microsoft 365.
- Implementar las medidas técnicas y contractuales más adecuadas para reducir el coste del soporte y de las suscripciones.
- Utilizar una metodología de negociación con una eficacia probada, orientada a conseguir los objetivos establecidos.
- Evitar los riesgos derivados de las auditorías de software impulsadas por el fabricante.
Reducción de Costes de Soporte y Suscripciones
Se trata de un servicio enteramente orientado a reducir el gasto derivado de los servicios de soporte del fabricante o de las suscripciones contratadas, en virtud del cual se establecen las medidas más convenientes para obrar dicha reducción e identificar las alternativas existentes en función de cada escenario.
Este servicio ha ido cobrando mayor relevancia con el transcurso del tiempo, hasta ser uno de los principales motivos de consulta por parte de nuestros clientes, que han comprobado que no existe una correspondencia real entre el coste creciente que están asumiendo por los servicios de soporte de Microsoft y el beneficio real que obtienen de los mismos, tanto a nivel de servidor como de puesto cliente.
Asimismo, muchas organizaciones se han visto cautivas en un volumen de suscripciones mayor que el que necesitan en la práctica, y desean activar los mecanismos pertinentes para poder reducirlas.
TOP 5 Compliance Oracle en los últimos 12 meses
Virtualización de escritorios o aplicaciones
La virtualización de escritorios o aplicaciones utilizando tecnologías como VMware Horizon o Citrix Virtual Apps and Desktops, puede acarrear importantes riesgos de cumplimiento si no se aplican las medidas necesarias para evitarlos.
En este contexto, resulta esencial una comprensión exhaustiva de las políticas de licenciamiento que son aplicables en escenarios basados en puestos de usuario virtualizados, anticipándose a posibles auditorías del fabricante.
Virtualización de servidores
La virtualización de servidores que contengan algún tipo de software de Microsoft supone una fuente habitual de problemas de cumplimiento, siempre y cuando no se manejen con soltura los términos y condiciones de uso que han de tenerse en cuenta para cada caso.
Así pues, es aconsejable verificar la correcta configuración de las plataformas de virtualización (p. ej. VMware o Hyper-V) desde la perspectiva del licenciamiento, considerando aspectos como la existencia de Software Assurance o las métricas contratadas para los productos alojados en ellas.
Prestación de servicios a terceros (SPLA)
En esta recopilación de los principales problemas de cumplimiento hay que destacar el impacto que tiene la prestación de servicios a terceros. De hecho, esta circunstancia resulta muy habitual en la práctica y es algo que los auditores buscan expresamente en los procesos de auditoría, si bien muchas organizaciones no son conscientes de que para ello se requiere un tipo de licencia específica que ha de ser adquirida bajo el programa SPLA (Services Provider License Agreement).
Además, las condiciones de licenciamiento de este programa difieren sensiblemente de las de otros programas más habituales (EA, CSP o MPSA), orientados a utilizar el software solo como parte de los procesos internos de negocio de las organizaciones.
Entornos no productivos
Es importante conocer las distintas alternativas existentes para cubrir los entornos no productivos (Desarrollo, Test, Preproducción, etc.) y de Disaster Recovery, dependiendo de cada uno de los productos que estén siendo utilizados.
Por una parte, podrán conseguirse ahorros cuya cuantía resulta habitualmente elevada, mientras que, por otra parte, se evitarán riesgos de cumplimiento derivados de los términos de licenciamiento para este tipo de entornos.
Ediciones y versiones de productos
Merece especial atención la amplia casuística que existe en cuanto al uso de las distintas ediciones y versiones de los productos de Microsoft en cada organización, ya sea a nivel de puesto de usuario, con Windows u Office, o a nivel de servidor, con Windows Server o SQL Server, por ejemplo.
En este sentido, es frecuente que no se apliquen correctamente las condiciones asociadas a cada producto utilizado, teniendo en cuenta su edición y versión, además del volumen de licencias disponibles.