Licencia SAP y cumplimiento: cómo actuar de manera práctica

Las empresas se enfrentan con múltiples obstáculos para clarificar los derechos de uso de cada licencia SAP. Este hecho tiene especial relevancia en el momento de afrontar una auditoría de licenciamiento de este fabricante.
Así, cualquier organización que utilice alguna licencia SAP puede tener diversos acuerdos, cada uno con diferentes términos y condiciones. Por tanto, resulta necesario tener una visión coordinada del marco contractual, las condiciones de uso y el despliegue técnico. En caso contrario, las organizaciones estarán expuestas a fuertes penalizaciones.
Para agravar la problemática, las métricas de licenciamiento están en continua evolución. Merecen, además, especial atención los cambios que han sufrido las políticas en torno al acceso indirecto o acceso digital. Asimismo, la apuesta estratégica de SAP por impulsar su oferta en la nube y promover la migración a HANA ha potenciado la existencia de nuevos modelos de licencia.
En la realidad, la mayoría de empresas no dispone de los recursos necesarios para interpretar y adecuarse a los cambios. El propósito de este artículo es profundizar en la naturaleza y gestión de la licencia SAP desde una perspectiva práctica. Igualmente, pretende sentar las bases para abordar las actualizaciones a SAP S/4HANA.
Trabajamos para que nuestros clientes se mantengan en una situación de pleno cumplimiento, partiendo de la premisa de optimizar el licenciamiento. Nuestro objetivo es apoyar su estrategia IT, superando con éxito las auditorías que sean anunciadas.

Fundamentos de la licencia SAP

En primer lugar es necesario destacar que cada usuario debe disponer de una licencia SAP nominal. No en vano, las licencias de usuario suelen absorber la inmensa mayoría del coste total de licenciamiento.
De hecho, existen multitud de tipos de licencia de usuario diferentes con distintas capacidades asociadas. En general, cuantas más funcionalidades tenga implícitas una licencia SAP, mayor será su importe. De este modo, las licencias más costosas son Developer y Professional User.
Además de éstas, los tipos de licencia SAP más comunes son Limited Professional User, Employee y Employee Self-Service (ESS). No obstante, también pueden utilizarse otras licencias menos habituales como Worker User, Logistics User o Manager Self-Service User.
Por otra parte, los clientes deben adquirir licencias de motor (Engine) o de paquete (Package) para diversos módulos SAP. Estas licencias han de contratarse de manera complementaria a las de usuario. Las métricas y parámetros para calcular el uso de cada producto dependerán de la naturaleza del propio Engine o Package.
Otro factor a tener en cuenta son las licencias de bases de datos necesarias para soportar un sistema SAP. Si bien tradicionalmente se facilitaba el despliegue sobre Oracle, SQL Server o DB2, SAP apuesta ahora por SAP HANA. Su modelo de licenciamiento dependerá de la edición que vaya a utilizarse (Enterprise Edition, Standard Edition, Runtime Edition, etc.).

Acceso Indirecto y Acceso Digital

Usualmente la información del software SAP es accedida por aplicaciones de terceros. Como regla general, el hecho de acceder, crear o modificar datos mediante dichas aplicaciones se considera un Acceso Indirecto.
En realidad no es trivial detectar todas las aplicaciones involucradas e identificar la necesidad de licenciar cada uso indirecto. Se hace imprescindible por tanto determinar qué accesos implican un uso indirecto realmente licenciable en función de cada escenario. Conocer el alcance exacto de este uso resultará vital para aplicar las medidas más adecuadas para optimizar cada licencia SAP.
En este ámbito, resulta fundamental mencionar el concepto de Acceso Digital manejado por lo que es SAP. Consiste en agrupar bajo una misma categoría todos aquellos actores no humanos que utilicen las funcionalidades del ERP. Así, se contemplan dispositivos IoT, procesos RPA (Robotic Process Automation), bots o sistemas de Machine Learning e Inteligencia Artificial. También se considera la integración de aplicaciones como WhatsApp, que redundan en la mejora de la experiencia del cliente.
Como consecuencia, los modelos de licenciamiento más recientes impulsados por SAP consideran esta circunstancia como parte inherente al propio licenciamiento. Se trata, en definitiva, de que los clientes puedan licenciar cualquier escenario de Acceso Indirecto y Digital. Las últimas métricas de licenciamiento publicadas y la cotización SAP se basan en el número de documentos creados.
En cualquier caso es esencial conocer con detalle las condiciones de licenciamiento, controlando directamente cada licencia SAP utilizada. No debe ignorarse que el Acceso Indirecto/Digital supone uno de los principales riesgos para los clientes de SAP ERP.

Auditorías de licencia SAP

Al formalizar un contrato con SAP, las organizaciones aceptan que pueda revisarse el uso de las licencias. Existen diferentes métodos para hacer la revisión, dependiendo de los productos que hayan sido adquiridos.
De esta forma, la revisión del software ERP desplegado en dependencias de los clientes tiene carácter anual. Este proceso comprende la mayoría de aplicaciones y se lleva a cabo mediante las herramientas proporcionadas por SAP.
Por una parte, para recopilar información se utiliza la transacción USMM. La herramienta License Administration Workbench (LAW) tiene como finalidad la consolidación de datos y notificación de resultados a SAP. La versión actual de esta herramienta es LAW 2.0, que se corresponde con la transacción SLAW2, sucesora de SLAW.
Además de mecanismos automatizados, para la revisión de determinados productos se pueden requerir mediciones manuales. Éstas incluyen elementos como cuestionarios o informes de sistemas. Suele darse en tipos de licencia de software de Customer Relationship Management (CRM), BusinessObjects, HANA o SAP Business One.
Sin embargo, SAP también puede emprender auditorías más profundas si sospecha – por ejemplo - de alguna violación de la licencia. Este tipo de auditorías son cada vez más frecuentes, especialmente en lo que respecta al Acceso Indirecto.

Optimización de la licencia SAP

A menudo las compañías no poseen mecanismos para determinar con precisión cuántas licencias se usan y cuántas son realmente necesarias. Esto sucede en mayor medida cuanto más complejo sea el entorno de IT.
En este sentido, no resulta extraño que pueda existir un sobrelicenciamiento del que el cliente no es consciente. Esta situación supone una fuente para obtener importantes ahorros, considerando aspectos como:

• Adquisición de los tipos de licencia menos costosos.
• Asignación de la licencia óptima a cada usuario.
• Contratación del volumen de licencias estrictamente necesario.
• Gestión de clientes y tratamiento adecuado de los periodos de inactividad de los usuarios.
• Funcionalidad del ERP software o del programa CRM que es utilizada.

Así, un exceso de licencias también puede causar problemas si cada licencia SAP existente se asigna incorrectamente. Una asignación inadecuada provocaría reclamaciones por parte de SAP aun estando la plataforma ampliamente sobrelicenciada.
De hecho, los datos recabados por SAP no contienen información sobre las necesidades o patrones de comportamiento de cada usuario. Por lo tanto, resultan insuficientes por sí mismos para la optimizar completamente la licencia SAP.
Por el contrario, las organizaciones necesitan alternativas para comprender con claridad cómo sus usuarios utilizan realmente cada programa SAP. Una visión precisa del escenario de licenciamiento permitirá optimizar tanto las licencias de usuario como las de Engines y Packages. Esta tarea no es desempeñada habitualmente por un consultor SAP o mediante un curso SAP ad hoc. Tampoco hay una certificación SAP para ajustar las licencias de un sistema ERP o software CRM.
En definitiva, existen innumerables posibilidades para mejorar los costes relativos al licenciamiento del SAP software. Las mejoras pueden acometerse en cualquier momento, independientemente de que esté en marcha un proceso de auditoría o no.

Conclusiones

El manejo de la licencia SAP es una tarea compleja. Como consecuencia, muchas compañías encuentran dificultades en cotejar su inventario de licencias con el uso real. Éste es uno de los motivos por el que es habitual incurrir en un gasto excesivo.
Además, las herramientas que proporciona SAP no son efectivas para abordar un ahorro de costes y adecuar perfectamente el licenciamiento. Con esta finalidad es imprescindible analizar cada entorno de manera precisa, comprendiendo los términos y condiciones de la licencia SAP.
En Evergreen Compliance somos especialistas en optimizar el licenciamiento de SAP. Con una aproximación técnica y jurídica, podemos ayudarle a obtener la máxima ventaja de sus contratos y evitar riesgos de cumplimiento. No dude en ponerse en contacto con nosotros si está interesado.