¿Estás pensando en abordar un proyecto de optimización del gasto en licenciamiento?

Es posible que esté analizando el uso real del software en su organización tras el anuncio de una auditoría, como consecuencia de un arduo proceso de revisión de algún fabricante o que, simplemente, desee racionalizar el coste de mantenimiento de las licencias adquiridas.

En cualquiera de los casos, todas las empresas están obligadas al cumplimiento de los términos de las licencias del software utilizado. De otra forma se arriesgan a consecuencias indeseadas de carácter legal, financiero o reputacional.

Por tanto, lo primero que tenemos que garantizar es que la utilización del software se ajusta a los derechos adquiridos contractualmente. Esta tarea, que a priori pudiera parecer sencilla, se convierte en muchas ocasiones en una quimera si no se dispone de los especialistas adecuados. El motivo fundamental está en la opacidad de las políticas de uso y los contratos formalizados con cada uno de los fabricantes, que suelen incluir términos de licenciamiento confusos, cambiantes y excesivamente complejos.

Así, se impone la necesidad de analizar rigurosamente, con la misma visión que el fabricante, las condiciones del uso del software en la práctica.

Este uso ha de ponerse en perspectiva con los propios términos de licencia para determinar si el potencial de ahorro está contractualmente justificado. En este sentido, es habitual encontrarse con situaciones como las siguientes:

• Que se esté facturando el uso o mantenimiento de determinado producto no utilizado.
• Que se haya adquirido un tipo de licencias no idóneo o una cantidad que exceda la necesaria.
• Que se hayan contratado determinadas funcionalidades u opciones innecesarias en la actualidad.
• Que la aplicación de algún cambio de arquitectura o configuración permita reducir drásticamente las necesidades de licenciamiento.
• Etc.

Racionalización del coste

La racionalización del coste de licenciamiento requiere de una gestión rigurosa de la documentación contractual y del seguimiento de la evolución de la infraestructura de IT. De hecho, se hace necesario controlar aspectos como la variación de usuarios y servidores, el uso de la virtualización, los entornos de Disaster Recovery, los cambios tecnológicos o las reestructuraciones empresariales.

Como consecuencia éste no es un ejercicio sencillo, pero ha de encontrarse el equilibrio perfecto entre la reducción del gasto derivado de la adquisición y soporte de licencias con la absoluta seguridad de estar en situación de pleno cumplimiento. De este modo podrá hacerse frente con éxito a cualquier proceso de auditoría que pueda presentarse.

Dicho equilibrio se conseguirá llevando a cabo un análisis jurídico y técnico, independiente y objetivo, que relacione los derechos de uso adquiridos con el uso real que se está haciendo del software de los diferentes fabricantes.