Conocer los principales riesgos de licenciamiento Adobe, es una de las armas más eficaces para evitar riesgos financieros durante la realización de auditorías de software.
Esto tiene especial importancia teniendo en cuenta que Adobe se ha caracterizado en los últimos años por llevar a cabo auditorías, en ocasiones a través de la Business Software Alliance (BSA), que pueden llegar a ser extremadamente agresivas y crear una gran presión y disrupción en el seno de las empresas.
En este sentido, Adobe, como otros fabricantes, se reserva en sus contratos la facultad de verificar el uso que sus clientes están haciendo de su software. No obstante, la complejidad de licenciamiento de Adobe puede producir una falsa percepción de cumplimiento en el cliente que le lleve a compartir información no controlada con el fabricante o el auditor quienes la van a utilizar para formar una reclamación en su contra.
Dicho de otra manera, existen diferentes “trucos” que Adobe puede utilizar para armar un escenario de supuesto incumplimiento a partir del cual poder forzar al cliente a llevar a cabo adquisiciones de productos que, en una gran cantidad de casos, ni quiere ni necesitan.
Prestando atención a estos detalles, pueden evitarse potenciales riesgos financieros y muchos quebraderos de cabeza, por lo que procedemos a su breve análisis en este artículo.
Conexiones hacia dominios de Adobe
Más que ser uno de los principales riesgos de licenciamiento Adobe, es una llamada de atención: Muchos productos de software incorporan tecnologías “call home” que envían paquetes de datos a ciertos dominios. Esta información no controlada, puede proporcionar a Adobe material suficiente como para armar una reclamación por supuesto incumplimiento, debilitando considerablemente la posición del cliente, por lo que es muy conveniente analizar la navegación por los proxies y ver las conexiones hacia dominios sensibles.
Licencia de distribución de Adobe Reader
Es una creencia generalizada que Adobe Reader es un producto gratuito, y ciertamente esto es así siempre que se cumplan ciertos requisitos de licencia. En caso de no hacerse, Adobe Reader se va a regir por otro tipo de licencias que sí tienen un coste. El caso más típico que encontramos en este sentido es la distribución de Adobe Reader en el seno de las empresas, que va a requerir de una licencia específica que sí es de pago. Los enlaces de referencia son aquí y aquí.
Uso de Robotic Process Automation (RPA)
Es otro supuesto que puede hacer que los costes se disparen, ya que para uso haría falta contratar una licencia que es 10 veces más cara que una licencia de usuario, o bien adquirir una licencia corporativa, que puede ser el objetivo de los auditores.
Virtualización
Tal y como ocurre con otros fabricantes, la virtualización puede ser un foco considerable de problemas de cumplimiento. Así, por ejemplo, como el uso de un PC virtualizado en una granja VMware puede provocar que potencialmente pueda ser utilizado por todos los usuarios, Adobe puede aprovecharse de esta situación para hacer une reclamación de licencias para todos ellos. Algo similar podría pasar si se utilizan tecnologías de virtualización del puesto de usuario, como Citrix u Horizon, si no se ha hecho el perfilado adecuado para determinar qué usuarios pueden utilizar qué software.
Licencias con versiones antiguas de Adobe
La existencia de ciertas licencias, aunque sean perpetuas, pueden suponer por sí un problema de cumplimiento. En este sentido, Adobe impuso obligaciones de desinstalación cuyo incumplimiento puede servir a Adobe para hacer una reclamación contra el cliente. Para saber más sobre esta problemática, haga click en nuestro artículo.
Discrepancias en números de serie
La existencia de números de serie utilizados en instalaciones antiguas que no se correspondan con las licencias que estaban asociadas a Adobe puede ser el origen de una reclamación por parte del fabricante. Es también uno de los supuestos más típicos, en los que el cliente cree que el uso del software está cubierto por la licencia que ha adquirido, pero Adobe no lo tiene en cuenta al no coincidir en número de serie utilizado con el asignado.
Ausencia de pruebas de compra
Adobe exige las pruebas de compra para acreditar que el cliente compró realmente las licencias y tiene el correspondiente derecho de uso. Es decir, Adobe pone el peso de la prueba en el cliente, tal y como hacer otros fabricantes como Autodesk o Quest Software, y es habitual que existan ciertas dificultades para recuperar pruebas de compra de hace años.
Confusión con las ediciones del software
Identificar las ediciones (ej. Acrobat Pro y Acrobat Standard) y qué tipo de uso permiten, es imprescindible. El uso de una edición superior puede producir una falsa sensación de seguridad a la hora de usar ediciones inferiores y suponer un incumplimiento al tratarse de productos diferentes. Es un supuesto similar al que ocurre, por ejemplo, en Microsoft con Office Pro y Office Standard en Microsoft, que son productos diferentes con licencias distintas y aunque Office Pro es un producto más completo y caro que Office Standard, el primero no da derecho a usar el segundo.
Software Portable
Siempre hay que tener en cuenta el software de Adobe que pueda estar conectado al USB de algún equipo, algo que normalmente sucederá con mayor probabilidad con los administradores de sistemas y personal de IT. Pasar por alto esta cuestión puede ser el foco de riesgos de cumplimiento considerables.
Propósito del Uso del Software
La licencia de Adobe contempla la finalidad que le tenemos que dar al uso del software. Así, la licencia estándar únicamente cubre el uso del software de Adobe para las operaciones internas de negocio del cliente. Es por ello, que tanto la definición de cliente como la estructura societaria de la empresa, puede generar confusiones entre el uso del software en el marco de las operaciones internas del negocio, tal y como permite la licencia estándar, con el uso del software para otros fines diferentes como puede ser el de ofrecer servicios a terceros (aunque exista vinculación societaria con ellos) que requerirían otro tipo de licencia diferente.
Conclusión
Si su organización es cliente de Adobe, la pregunta correcta que debe formularse no es si Adobe le auditará sino cuándo. En este sentido, ocuparse de los principales riesgos de licenciamiento Adobe aquí descritos puede suponer la diferencia a la hora de afrontar un proceso de auditoría con garantías de éxito.
Para asegurarse de maximizar la inversión en activos de software Adobe, y evitar riesgos financieros por incumplimiento, es imprescindible abordar la gestión de su licenciamiento desde una perspectiva eficaz y proactiva.
En Evergreen Compliance podemos apoyarle. Nuestro equipo tiene una amplia experiencia en gestión de activos Adobe y en preparación y defensa de auditorías, identificando y corrigiendo los aspectos relevantes que los auditores emplean a su favor en detrimento de sus intereses.
Póngase en contacto con nosotros, sin ningún compromiso, y estaremos encantados de ayudarle.
