Un ULA de Oracle no significa tener barra libre de licencias

Un argumento comercial recurrente que usa el equipo de ventas de Oracle para tratar de convencer a un Cliente de la necesidad de firmar un ULA con Oracle, es la posibilidad de desentenderse y poder dormir tranquilo durante su vigencia ya que cualquier despliegue estaría cubierto bajo esta supuesta fórmula “ilimitada”. Nada más lejos de la realidad.

El ULA de Oracle debe considerarse siempre una medida extraordinaria para cubrir una situación particular de necesidad de licencias. Nunca debe ser un mecanismo habitual de adquisición de productos.

Dormirse en los laureles durante un ULA de Oracle supone caer en la trampa que Oracle nos ha tendido. Por tanto debemos entender muy bien las implicaciones del contrato para evitar  sorpresas desagradables. Dejar a Oracle hacer es un error que suele pagarse caro.

Es importante tener en cuenta que un ULA de Oracle no asegura el cumplimiento ni estar bien licenciado ni siquiera en los productos que forman parte del ULA.

Las razones principales por las que es imprescindible gestionar activamente el ULA de Oracle a lo largo del ciclo de vida del contrato son:

  • Optimizar el despliegue de los productos contenidos en el ULA de forma que puedan servir para cubrir las necesidades. No solo nos referimos a necesidades actuales, sino también a medio y largo plazo.
  • Evitar que se lleven a cabo despliegues o usos de productos que nos hagan incumplir los términos contractuales de licencia. Este hecho supondría un empeoramiento en la posición de negociación al tiempo de finalización del ULA de Oracle.

Conveniencia de contratar o renovar un ULA de Oracle

En todo caso, Evergreen Compliance recomienda comenzar a trabajar  de 9 a 12 meses antes del fin del ULA.

Los ULA de Oracle son contratos bastante customizables. Oracle siempre va a hacer todo lo posible para buscar su beneficio y proteger sus intereses, hecho perfectamente comprensible y respetable. Es por ello que el Cliente debe entender los términos del ULA y sus implicaciones. Una vez hecho esto, el cliente debe analizar su posición efectiva de licenciamiento y compararla  a sus necesidades reales. A partir de este punto podrá tomar la mejor decisión a la hora de certificar o renovar el ULA . Incluso en el caso de renovar el ULA de Oracle, habría que estudiar si lo recomendable es hacerlo tal y como ya está (cosa poco probable) o si es preferible introducir cambios que nos permitan exprimir sus beneficios teniendo en cuenta nuestros intereses y necesidades.

Un ULA, o su renovación, únicamente tiene sentido cuando se prevé una necesidad futura de licencias. Esta necesidad  (en los 2 a 5 años siguientes) tiene que ser  totalmente extraordinaria y masiva. En la mayor parte de los casos, certificar un ULA de Oracle  cuanto antes es la mejor opción.

Oracle siempre tiene la tentación de convertir el proceso de certificación en una especie de auditoría. Este hecho también está ocurriendo en las migraciones a Cloud. Y sobra decir que Oracle prefiere siempre una renovación (del tipo que sea) a la certificación del ULA. Por tanto hay que analizar detalladamente lo que dice el contrato con relación a la certificación para tener bien claros nuestros derechos y obligaciones. Así se podrán frenar las pretensiones de Oracle a la hora de solicitarnos información.

Información necesaria para la certificación de un ULA de Oracle

¿Por qué Oracle prefiere una renovación a la certificación?  Fácil, porque si se certifica solo se va a pagar el soporte que se haya pactado previamente con independencia del despliegue de productos del ULA que se haga. En el caso de  una renovación del mismo ULA va a implicar tener que volver a abonar de nuevo el importe (proporcionalmente incrementado) por el nuevo periodo de despliegue ilimitado al que se le añadirá el futuro concepto por soporte. Es claro pues  que supone mayores ingresos para Oracle además de asegurarse a futuro el pago de un importe superior en soporte.

Hay que recordar también que, según lo establecido en el contrato, la información relevante para facilitar a Oracle a la hora de certificar es únicamente la relativa:

  • a los productos que conforman el ULA (nunca de otros)
  • el día de finalización del periodo de despliegue ilimitado.

Es también muy importante advertir que la información pertinente es únicamente la necesaria para determinar el uso y despliegue de los productos objeto del ULA de Oracle en la fecha mencionada. Nada más (salvo que lo diga el contrato), por lo que no hay que dejarse engañar por Oracle. Oracle, siempre va a intentar saber más de lo que le corresponde excusándose en lo que dice ser la práctica habitual con otros Clientes en casos similares.

El rol de las auditorías a la finalización de un ULA

Salir del ULA de Oracle, mediante la certificación y sobre todo si se ha gestionado bien, trae innegables beneficios. Entre ellos destacamos:

  • cubrir necesidades actuales y futuras
  • ahorro de costes
  • eliminación de riesgos de falta de compliance, etc.

No obstante, no hay que olvidar que salir de un ULA mediante la certificación puede poner a nuestra organización en el centro de la diana de Oracle para ser auditada.

Una auditoría es la herramienta perfecta de Oracle para, aprovechándose de un posicionamiento débil ocasionado por algún tipo de incumplimiento que detecte, forzarnos a volver a firmar un ULA. Es algo que hemos visto de manera recurrente a lo largo de los últimos años. Existiendo , otras alternativas  de regularización “creativas” como la exigencia de compra de Exadatas, de migraciones a Cloud o de adquisiciones de productos que nada tenían que ver con el origen del supuesto déficit de licenciamiento.

También hay que advertir que un Cliente con un ULA de Oracle en vigor  puede ser auditado. Contractualmente no existe ningún mecanismo para evitar que lo sea por la simple existencia de un ULA.

Recomendaciones para la contratación o renovación de un ULA

Un buen cierre de ULA constituye una pieza fundamental para emprender futuros proyectos de optimización de costes de soporte y mantenimiento.

La firma de un ULA, o renovación de éste, no se justifica en ningún caso por el temor a que Oracle pueda detectar en el curso de una auditoría una situación de falta de compliance. Un control previo, profesional e independiente del despliegue del software frente a los derechos de uso adquiridos, siempre va a ser financiera y estratégicamente más favorable para el Cliente que volver al ULA de Oracle si realmente no hay necesidad de ello.

Para cualquier aspecto relacionado con la contratación, renovación, cierre o certificación de un ULA es aconsejable contar con el apoyo de especialistas independientes en licenciamiento, cuyos intereses sean única y exclusivamente los del cliente. Con esta finalidad, puede ponerse en contacto con total confidencialidad y sin ningún compromiso con los especialistas de Evergreen Compliance.

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