En la actualidad, las empresas son absolutamente dependientes de los activos de software para mantenerse competitivas. Si bien la Gestión de Activos de Software es un componente vital no solo para controlar y optimizar los recursos tecnológicos y de software de una organización y por tanto el propio negocio y su viabilidad, lo cierto es que aún en muchas ocasiones no recibe toda la atención que debiera tener por lo que los equipos encargados se encuentran con el reto diario de cómo optimizar ITAM con bajo presupuesto.
Es habitual que las empresas tengan que lidiar con la necesidad de hacer más con cada vez menos recursos: es paradójico comprobar cómo en muchas organizaciones se incrementa el presupuesto en tecnología sin que exista un crecimiento paralelo de medidas de control y gestión de dichos activos IT.
En este artículo, exploraremos estrategias muy simples de implementar para sacar el mayor provecho de ITAM, incluso cuando los recursos son limitados.
Lograr Autoridad
Es un hecho que aún en muchas empresas no se comprende bien el verdadero valor de ITAM por lo que tenemos frente a nosotros una montaña de trabajo y esfuerzo pedagógico que hacer internamente.
En este sentido, para optimizar ITAM y que funcione es imprescindible lograr en primer lugar el apoyo de la alta dirección de nuestra empresa e incrementar la comunicación para asegurarnos que no sea una cuestión que caiga en el olvido.
¿Cómo se consigue esto? Presentando ITAM como lo que es: un elemento crítico para la viabilidad misma de la organización junto con un plan de negocio realista en el que se plasme tanto sus beneficios y el valor que puede aportar, así como el impacto potencial de los riesgos (sobre la empresa y sobre el equipo directivo) que se deben neutralizar o mitigar. Lograr el impulso y alimentar el momentum para aprovecharlo al máximo, es crítico para los gestores de activos IT.
Establecer sinergias con otros interesados
Desde nuestra experiencia, no se puede hacer realmente ITAM ni optimizarlo sin trabajar proactivamente con otros interesados que, a la larga, deben convertirse en nuestros prescriptores (¡esto es muy importante!), ahorrándonos toneladas de tiempo y trabajo.
Para ello puede ser de ayuda:
- Identificar a los interesados: cada empresa es un mundo pero hay que tener en mente quién puede influir en las métricas esenciales del plan de negocio del programa ITAM y quién puede tener un rol importante en nuestro éxito. Es habitual contar con el departamento de compras o de seguridad de la organización.
- Saber no sólo qué pueden hacer ellos por nosotros sino también cómo podemos ayudar: trabajamos mejor si tenemos la certeza de que lo que hacemos nos va a suponer un retorno. El objetivo es establecer una relación beneficiosa mutua que vaya mejorando y retroalimentándose con cada trabajo o intercambio de información.
- Implementar una comunicación eficiente y proactiva: La comunicación con los interesados de datos útiles y precisos, hace crecer nuestra influencia y mantiene la motivación.
- Llevar a cabo un trabajo de calidad: hay que tener siempre en mente que al final es lo que va a hablar de nosotros y del proyecto ITAM. Si los datos resultantes de ITAM son realmente precisos y confiables, ésto pueden tener un impacto enorme a lo largo de toda la organización (más allá de nuestros stakeholders) lo que nos puede granjear a su vez más autoridad, impulso y prescriptores. En cambio, si nuestros datos no son de calidad nuestra reputación, y la de todo el programa ITAM, puede verse comprometida.
- Prever un sistema de escalación: a pesar de la buena voluntad, las cosas pueden no terminar saliendo bien. Establecer un sistema de escalación de último recurso para informar a la dirección (preferiblemente de forma breve enfocándonos en términos de riesgo e impacto financiero) es imprescindible para asegurar el cumplimiento de los objetivos del programa ITAM.
Evaluar y Priorizar las Necesidades
El primer paso para optimizar ITAM con recursos limitados es realizar una evaluación exhaustiva de las necesidades de la empresa. Identificar los activos críticos y las áreas de mayor impacto permitirá priorizar y enfocar la optimización. Algunas preguntas sencillas pero clave para guiar esta evaluación incluyen:
- ¿Cuáles son los activos de software más importantes para el funcionamiento del negocio?
- ¿Qué activos de software se llevan la mayor parte del presupuesto en IT?
- ¿Qué fabricantes son más activos en auditorías de software y con cuáles trabaja mi organización?
- ¿Qué fabricantes auditaron hace 3 o más año y cuál fue el resultado de dichas auditorías?
- ¿Qué activos de software requieren de renovación inmediata?
- ¿Existen activos infrautilizados que puedan ser redistribuidos para cubrir otras necesidades?
Implementar una Política de Uso Responsable de los Activos de Software
Una política de uso responsable de los activos de software, que sea comprendida y aplicada en nuestra organización, es esencial para sacar el máximo provecho de nuestros recursos tecnológicos en el marco de la optimización de ITAM. Esto incluye establecer reglas claras sobre el uso de los activos, la seguridad de la información y responsabilidad. Algunas recomendaciones para implementar una política efectiva incluyen:
- Establecer guías para el uso adecuado de los equipos y software, evitando el uso personal o de software no autorizado.
- Fomentar prácticas para prolongar cubrir necesidades con activos ya disponibles evitando gastos innecesarios.
- Educar al personal sobre la importancia de la seguridad de la información y las mejores prácticas para proteger los datos de la empresa.
- Educar al personal sobre la importancia de respetar los derechos de propiedad intelectual del software y las responsabilidades que pueden derivarse de su violación.
- Establecer una lista de criterios que pueden tener un impacto en el ámbito del licenciamiento de software: actualizaciones, cambio de hardware, cambio de tecnología de virtualización, cambio en el número de personal, accesos a internet, etc.
Utilizar Herramientas SAM Eficientes
La elección de herramientas adecuadas para la administración de activos de TI es imprescindible si bien algunas soluciones comerciales pueden ser demasiado costosas.
La finalidad aquí es doble:
- Por un lado, hay que saber qué información es la realmente relevante y que hay que tener en cuenta para evitar cualquier tipo de incumplimiento. Por ejemplo, el simple uso de versiones antiguas en ciertos fabricantes (ej. Adobe) puede suponer un incumplimiento aunque se haya adquirido la licencia.
- Una vez que se sabe qué información se necesita, es imprescindible que ésta sea verdaderamente confiable para tener una base sólida sobre la que construir nuestro edificio y evitar una falsa sensación de seguridad que sea contraproducente.
No obstante, existen alternativas más económicas, e incluso de código, que pueden adaptarse a nuestras necesidades iniciales. Si a esto le añadimos la posibilidad de contar con los recursos e información adicionales de otros departamentos de la empresa con la que podemos ir cotejando (ej. Seguridad, CMDB, etc.), tenemos la base perfecta para empezar con la generación de información confiable, precisa y de calidad con la que seguir optimizando el programa ITAM.
Automatización de Procesos
Puede ser una aliada para exprimir la eficiencia de ITAM con recursos limitados y existen soluciones económicas, también de código abierto, en las que nos podemos apoyar para ahorrar tiempo y minimizar errores humanos, liberándonos para podernos enfocar en tareas más estratégicas y de mayor valor para el negocio.
Promover una Cultura de Responsabilidad, Optimización y Eficiencia
El éxito de ITAM no solo requiere de autoridad, herramientas y procesos, sino también de una cultura empresarial adecuada. Fomentar una filosofía de responsabilidad, optimización y eficiencia entre los empleados puede ayudar a identificar riesgos y oportunidades así como ahorrarnos tiempo y trabajo. Algunas formas de promover esta cultura incluyen:
- Reconocer y recompensar las ideas y esfuerzos que conduzcan a detectar oportunidades, ahorros y mejoras en la gestión de activos IT.
- Recompensar la detección y comunicación inmediata de supuestas situaciones de incumplimiento.
- Promover la colaboración entre diferentes departamentos para compartir recursos e información relevante y de calidad con el departamento de ITAM y entre ellos.
- Fomentar la educación continua en temas de licenciamiento e ITAM entre el personal de la empresa.
Conclusión
Optimizar ITAM para que genere valor para nuestra empresa, a pesar de contar con recursos muy limitados, es un objetivo no solo deseable sino alcanzable.
Logrando autoridad y consiguiendo sinergias transversales a lo largo de la organización, estudiando y priorizando las necesidades reales, implementando una política de uso responsable, utilizando herramientas eficientes, automatizando procesos y promoviendo una cultura de eficiencia y formación continua, las empresas pueden exprimir el valor de sus inversiones en activos tecnológicos a pesar de no contar con todos los recursos que quizá fueran deseables.
La optimización de ITAM no solo se traduce en ahorros financieros y mitigación de riesgos, sino también en una mayor eficiencia operativa y competitiva incrementando el control sobre el negocio.
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