¿Cómo afecta la auditoría y control de licencias de software a la estrategia IT de tu negocio?

abordar una auditoría de sistemas

¿Conoce la importancia que tiene la gestión de licencias de software? La auditoría y control de licencias de software resulta imprescindible para el correcto devenir de la estrategia IT de cualquier empresa. En este post encontrará las principales claves sobre la trascendencia que tiene para cada empresa esta gestión. ¡Siga leyendo!

¿Qué es el control de licencias de software?

El control de licencias de software se ha convertido en una cuestión que afecta a la línea de flotación de la estrategia de IT de las empresas ya que, si no está adecuadamente concebido, puede convertirse en una de las principales preocupaciones de cualquier responsable de tecnología. Y es que una dedicación deficiente de recursos a este ámbito puede provocar elevadas penalizaciones e ineficiencias operativas, no debiendo además perder de vista las medidas que han de aplicarse para facilitar la convivencia con las auditorías que ejecuten los diversos fabricantes de software.

Se hace necesario, por consiguiente, poner en marcha un proceso de control de licencias de software robusto orientado a eliminar riesgos de cumplimiento, sin olvidar al mismo tiempo la optimización del rendimiento de los sistemas y la experiencia de los usuarios, evitando cualquier contratiempo económico o de otra índole que impacte negativamente en la gestión de las organizaciones.

De hecho, se están produciendo continuos cambios de licenciamiento como consecuencia de las modificaciones en las políticas de comercialización de los principales fabricantes – como puede ser el caso de los nuevos modelos de suscripción- que están creando nuevos retos para las empresas. Incluso algunas soluciones que tradicionalmente han sido comercializadas como hardware ya se están distribuyendo actualmente bajo un modelo vinculado al software.

Estos cambios impactan en incontables parcelas del negocio, desde la financiera o la jurídica, hasta la forma en la que se diseñan y consumen los servicios de IT, considerando escenarios de movilidad, fusiones y adquisiciones de compañías, prestación de servicios a terceros, entornos de virtualización, etc.

Como consecuencia de lo anterior, las empresas han de replantearse la forma en la que hacen las cosas, implementando nuevos procesos y mecanismos para sostener la demanda en cuanto a los servicios relacionados con las tecnologías de la información y las comunicaciones. Los beneficios de estos nuevos procesos y mecanismos han de ser comprendidos y aceptados por todas las áreas de negocio de cada organización, debiendo afianzarse a largo plazo en aras de incrementar la eficiencia y, como consecuencia, el posicionamiento en el mercado.

Es innegable que esto supone un esfuerzo ímprobo, pero hay que ser conscientes de que cuanto antes se acometa se estará en mejor disposición para anticiparse a cualquier amenaza relacionada con la auditoría y el control de licencias de software, eludiendo inquietudes añadidas a las del propio negocio. No en vano hay que tener en cuenta que prácticamente todas las personas de cualquier organización están ya utilizando en mayor o menor medida alguna aplicación o servicio tecnológico como apoyo al desempeño de su trabajo.

licencias de software

¿Qué importancia tiene la infraestructura para el control de licencias de software?

Un esfuerzo conjunto de los órganos de dirección y los responsables de sistemas de la información provocará no solo una racionalización de costes, sino disponer de cimientos más sólidos sobre los que sustentar los procesos de negocio corporativos y, consecuentemente, estar mejor preparados para el devenir de la propia empresa.

Tras un escenario económico como el acaecido durante los últimos años, es entendible que las organizaciones pretendan ajustar todos aquellos parámetros que tengan una repercusión en costes y, en cierto modo, las tecnologías de la información suponen una parte importante del gasto total, cuya contribución directa a las cuentas de resultados suele ser difícil de ponderar.

No obstante, una vez llegados a este punto, en la práctica no resulta trivial encontrar el camino que conduce a un nivel de ahorro sustancial en el campo de los sistemas de la información. Es habitual que las empresas hayan emprendido tareas para acomodar gastos de operación, moderar las cuantías de contratación o prescindir de determinado personal, además de aplicar otras medidas más especializadas como concentrar servidores con técnicas de virtualización, mover servicios a la nube, aumentar el peso de colaboradores externos o concretar algún proyecto de fusión, adquisición o división de empresas.

En estas circunstancias es frecuente que el ahorro directo conseguido por una parte provoque, por otra, pérdidas mucho más significativas derivadas de un licenciamiento incorrecto y, es que, precisamente el porcentaje de gasto en licencias de software se ha visto paulatinamente incrementado en los últimos ejercicios respecto a otras partidas presupuestarias.

control de licencias

En otras palabras, el control de licencias de software ha de ser considerado como una premisa fundamental en el diseño de la infraestructura tecnológica, siendo éste uno de los aspectos clave para optimizar el gasto a medio y largo plazo, ya sea evitando elevadas sanciones resultantes de agrios procesos de auditoría, adquiriendo aquellos derechos de uso que sean estrictamente necesarios o contratando el mantenimiento y soporte idóneos en base al conocimiento minucioso de las condiciones y acuerdos de licenciamiento que resulten más propicios en cada momento.

Es conveniente, por consiguiente, alinear a las áreas de negocio con los responsables de los sistemas de la información para, por un lado, trabajar en las aplicaciones y procesos del propio negocio, pero poniendo al mismo tiempo acento en la infraestructura y las operaciones tecnológicas, planteando con una visión amplia la manera en la que han de evolucionar las plataformas de IT en detrimento de los intereses de los equipos auditores de los principales fabricantes.

En la realidad muy pocas compañías conciben la evolución de su infraestructura como una parte elemental de su núcleo de funcionamiento, particularmente en entornos complejos. Por el contrario ésta suele crecer al remolque de los requisitos funcionales a corto plazo, provocando inevitablemente la existencia de sistemas duplicados, integraciones temporales que posteriormente son difíciles de revertir, incompatibilidades de hardware y servicios, o la pérdida de control sobre determinadas configuraciones implicadas en el licenciamiento. No es extraño, por tanto, que los productos de software sean desplegados con urgencia para satisfacer las necesidades de un área concreta, pasando a un segundo plano su impacto en una arquitectura global, de naturaleza cada vez más heterogénea y difícil de manejar.

La eliminación de estas ineficiencias rebajaría el riesgo y sortearía las penalizaciones derivadas de auditorías, facilitando el control de licencias de software y mejorando los niveles de operación y satisfacción de la empresa.

auditorias de sistemas

 

¿Por qué ha de implantarse un modelo efectivo de control de licencias de software?

Al hilo de las anteriores consideraciones, como punto de partida para afrontar los retos que propone el control de licencias de software, ha de definirse un equipo de trabajo dedicado con conocimientos específicos en materia de licenciamiento, y capacidad para llevar a buen puerto cualquier inconveniente que pueda aflorar. Este equipo deberá manejar adecuadamente tanto la tecnología como los conceptos jurídicos, alineando los recursos con la estrategia de IT corporativa.

Su principal función consistirá en procesar los datos de la instalación y uso del software y la configuración de la infraestructura, así como la información contractual y financiera, con la finalizad de ubicar correctamente las licencias e identificar riesgos de cumplimiento antes de que se manifieste algún coste oculto. Se trata de analizar continuamente los escenarios de licenciamiento e identificar las arquitecturas que minimizarán el riesgo, impulsando la toma de decisiones y facilitando un ahorro a largo plazo.

Este análisis ha de hacer más énfasis en aquellos lugares donde se conciba un riesgo mayor, como en los data centers, revisando las topologías de los servidores y considerando en particular aspectos como la virtualización o los entornos de nube.

¿Qué conclusiones pueden extraerse de la importancia del control de licencias de software?

El uso de tecnología en las empresas y Administraciones Públicas está en indudable progresión, al mismo tiempo que se incrementa la presión en torno al gasto. El mensaje que emana de todas ellas es claro y conciso, y consiste en que este uso de tecnología sea tan eficiente y económico como resulte factible.

No obstante, una de las principales barreras para el manejo eficiente de la tecnología es la visibilidad reducida sobre el uso del software en cada organización junto con una comprensión insuficiente de los acuerdos de licenciamiento. Esta circunstancia dificulta inevitablemente la identificación de riesgos y puntos susceptibles de mejora.

El reciente periodo de crisis global ha creado una oportunidad única para potenciar un diseño óptimo de las arquitecturas, adoptando los sistemas, aplicaciones y procesos más eficientes, y permitiendo un adecuado control de licencias de software que posibilitará una drástica minoración de costes. De hecho, la modernización en este ámbito no ha de consistir en un simple reemplazo de sistemas obsoletos por otros nuevos, sino que ha de concebirse como un planteamiento integral que transforme cómo las empresas cumplen su cometido.

Puede confiar enteramente en nuestro equipo de especialistas dedicados al apoyo ante auditorías y el control de licencias de software, que le proporcionará un amplio rango de servicios relacionados con el licenciamiento y priorizará en todo momento la reducción de costes y el rendimiento de los sistemas en favor de los procesos de negocio. No dude en contactar con nosotros a través de nuestra web. ¡Le esperamos!