¿Licencias por volumen o licencia OEM? ¿Cuál es la opción más adecuada para adquirir software de Microsoft?

¿Se encuentra en un proceso de revisión de licencias por volumen de Microsoft? ¿Está planificando la adquisición de nuevos productos de software de este fabricante? ¿Conoce las principales características de los tipos de licencia Microsoft más habituales y cómo seleccionar la opción más conveniente entre ellas?

Como especialistas en licenciamiento de software y gestión de auditorías, desde EVERGREEN COMPLIANCE nos proponemos abordar las principales consideraciones para afianzar los conceptos en torno a las distintas modalidades de licenciamiento de Microsoft.

¡Contacte con nosotros para cualquier cuestión que tenga en este ámbito, a la que daremos respuesta con total discreción! Podemos resultar de utilidad en cualquier aspecto relacionado con el licenciamiento del software.

Modalidades más habituales de licencias de software en las empresas

Existen diversas opciones para la adquisición de licencias de Microsoft, siendo las más representativas OEM (Original Equipment Manufacturer), licencias por volumen o FPP (Full Packaged Product). Pero, ¿cuáles son las principales diferencias entre estas alternativas y qué impacto tienen sobre los derechos de uso del software?

¿Qué es una licencia OEM?

El software OEM viene preinstalado en el momento de adquirir un equipo, por lo que se tendrá la certeza a priori de que el software ha sido instalado y funciona correctamente.

De hecho, si hubiera algún problema será responsabilidad del fabricante o instalador del equipamiento brindar el soporte correspondiente.

El uso de las licencias OEM se rige por los Términos de Licencia de Software de Microsoft, siendo necesario destacar que no existen derechos de transferencia a terceros equipos.

Es decir, al contrario que sucede con las licencias por volumen, no es factible eliminar el software del equipo con el que haya sido suministrado para instalarlo en otro, aunque sí está permitido asignar el propio equipo, incluyendo el software con licencia OEM, a nuevos usuarios.

¿Qué son las licencias por volumen?

Otra modalidad para utilizar productos de Microsoft consiste en el Licenciamiento por Volumen. De hecho, existen varios acuerdos de licencia por volumen diferentes que pueden adoptarse en función de las características de cada organización.

Por ejemplo, puede accederse a acuerdos dirigidos a pequeñas y medianas empresas en la forma de licencias por volumen Open Value, o a acuerdos orientados a organizaciones medianas y grandes basados en programas Select Plus, MPSA (Microsoft Products and Services Agreement) o EA (Enterprise Agreement).

Si bien es cierto que cada acuerdo puede recoger condiciones específicas, los derechos de uso por producto se reflejan en el documento de Derechos de Uso del Producto (Product Use Rights o PUR). Tanto la lista completa de productos como el propio PUR pueden descargarse directamente desde el sitio web de Microsoft.

Mientras que dicha lista proporciona información mensual actualizada sobre los productos asociados a acuerdos de licencias por volumen, el PUR aborda detalles sobre los términos generales de uso para los diversos tipos de licenciamiento Microsoft, además de algún derecho de uso específico.

La documentación a la que se hace referencia anteriormente constituye la base para determinar los términos de cada licencia corporativa adquirida a través de un acuerdo concreto.

¿Qué es una licencia FPP?

Como la tercera vía que ocupa este artículo, y de manera diferenciada a las licencias por volumen, las licencias FPP se suministran al por menor y vienen a suponer una manera rápida para que las empresas que requieran menos de cinco licencias Microsoft adquieran su software.

Los derechos asociados a cada licencia FPP no incluyen generalmente la posibilidad de hacer downgrades, y en los términos de licencia deberá especificarse en cuántos dispositivos puede instalarse el software, si existe el derecho para transferirlo a equipos diferentes o si se permite utilizar éste para uso comercial.

Documentación requerida para acreditar la propiedad de licencias por volumen

La documentación requerida para acreditar los derechos obtenidos tras la compra de software Microsoft puede presentarse en diversas formas, yendo desde una factura hasta determinados términos en línea.

Se trata, por un lado, de proporcionar pruebas de que el software fue adquirido legalmente, ya sea directamente a Microsoft o a un partner autorizado, y, por otro lado, de aportar información sobre los derechos de uso asociados a la compra de cada programa.

La documentación en línea debe ser consultada regularmente al estar sujeta a cambios. De hecho, es recomendable hacer un seguimiento periódico de los posibles cambios para conocer con precisión qué se tiene derecho a usar en un momento dado para todos los tipos de licencia de software.

A continuación se hace una descripción de la información relevante para garantizar que la documentación de titularidad de licenciamiento esté actualizada ya que, en caso de auditoría o conflicto, recaerá en cada organización la responsabilidad de aportar dicha documentación para la totalidad de licencias de una empresa.

Documentación privada de propiedad

Este tipo de documentos contendrá información específica sobre cada organización, como el nombre y la dirección, así como sobre la adquisición concreta que haya sido realizada (denominación del software, cantidad, número de pedido, etc.).

-          Licencias OEM

Para que una licencia OEM se considere válida, la prueba de compra debe identificar tanto el software como el hardware asociado (algo que no sucede con las licencias por volumen). Se consideran pruebas de compra válidas la factura abonada, el Certificado de Autenticidad, o la caja y los manuales con la clave de producto correspondiente.

El Certificado de Autenticidad (COA) es un sello o pequeña pegatina con un número de licencia, que acredita que el programa sea una copia legal.

-          Licencias por Volumen

La información sobre los programas de licencias por volumen de Microsoft (Open Microsoft, Open Charity, School Agreement, etc.) se recoge normalmente a través de una hoja de cálculo llamada Microsoft License Statement o MLS.

Este fichero se basa en los registros que los partners proporcionan a Microsoft cada 45 días, y en él se inventarían las transacciones realizadas por cada empresa, sirviendo de base para cualquier revisión de licenciamiento o auditoría SAM.

Sin embargo, el contenido del MLS no siempre es preciso, ya que además de no reflejar las licencias OEM, FPP o las que hayan podido transferirse, es habitual que incluya información inexacta. Por este motivo es recomendable cotejar sus datos con documentos de compra de las licencias por volumen como contratos o facturas.

No obstante, es aconsejable no solicitar el MLS con demasiada frecuencia a Microsoft, para que no se interprete como un comportamiento sospechoso que pueda desencadenar una auditoría.

-          Licencias FPP

Estas licencias se venden en cajas que incluyen los medios (CD-ROM o DVD), la guía de usuario final y otros elementos, como promociones de productos de Microsoft.

Se consideran prueba de titularidad el Certificado de Autenticidad, la factura abonada, manuales con la clave del producto y el contrato de licencia para el usuario final, con lo que pueda verificarse que la licencia no haya sido revendida, donada o transferida a otra entidad.

Documentación pública o en línea

Además de la documentación privada, también existe información online - accesible públicamente en el sitio web de Microsoft - que recoge los derechos de uso, como la siguiente:

• Términos y condiciones de licenciamiento para los productos y servicios de licencias online adquiridos mediante programas de licencias de volumen:
  • Product Terms.
  • Online Services Terms (OST).
  • Services Provider Use Rights (SPUR).
  • Service Level Agreements for Microsoft Online Services (SLA).
  • ISV EULAs and Product List.
• Resúmenes de licenciamiento de productos, que se usan generalmente para comprender esquemas de licenciamiento complejos que impliquen nuevas tecnologías o la combinaciones de productos. Se presentan agrupados por servidores, software de escritorio, tecnologías de virtualización o documentos de carácter general.
• Otra documentación complementaria como los propios términos, condiciones e información importante para usar productos y servicios con licencias volumen Microsoft, las guías de programas de office licencia por volumen o el Centro de licencias de Microsoft, que es el portal para clientes que han realizado compras mediante el contrato de productos y servicios de Microsoft (MPSA).

Se debe mantener un registro de todos los documentos anteriores para conocer las licencias software que se poseen y sus derechos de uso, considerando particularmente las licencias por volumen. Así se evitará el incumplimiento con cualquier programa como puede ser SQL Server, Office 2007, Microsoft Access 2010 o licencias por volumen de Windows.

Cómo seleccionar la mejor alternativa de licenciamiento

Es posible adquirir una licencia de software Microsoft de muchas maneras, variando la disponibilidad y los derechos de uso del software licenciado en función de los canales empleados (OEM, licencias por volumen, FPP).

Han de conocerse necesariamente las características, ventajas e inconvenientes de cada alternativa para escoger la opción más adecuada según cada escenario, consiguiendo reducir el coste del suministro y el riesgo real en caso de auditoría. Con estos datos podremos anticipar el resultado del cualquier proceso de revisión al que será sometida cualquier organización más tarde o temprano.

Debemos destacar que cada escenario de licenciamiento de software Microsoft puede variar según la arquitectura implementada, las funcionalidades pretendidas, la versión del producto y sus derechos de uso.

Por este motivo, es recomendable revisar el marco contractual completo para clarificar todos aspectos relevantes en cada entorno, ya que no existe una única solución de licenciamiento que sea la más adecuada para la totalidad de supuestos.

Contacte con nuestro equipo de expertos para trasladar cualquier consulta en torno al licenciamiento de los productos Microsoft sin compromiso, ya sea porque esté planificando una nueva compra de licencias, una renovación del servicio de soporte o si se encuentra en cualquier fase de una auditoría.