Qué es SaaS y cómo tomar ventaja de sus acuerdos de licenciamiento

¿Sabe lo que es el SaaS y qué implicaciones tiene a nivel contractual? Desde Evergreen Compliance queremos que esté informado de todas las novedades en torno al licenciamiento, y por ello le traemos este post sobre lo que es el SaaS y cómo manejar sus acuerdos de licenciamiento de manera efectiva. ¡No se lo pierda!

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¿Qué debo saber sobre el SaaS?

Los principales fabricantes de software se han preparado en mayor o menor medida para migrar de un modelo tradicional de venta de licencias perpetuas hacia un modelo orientado a la contratación de un servicio (Software as a Service o SaaS), en virtud del cual logren unos ingresos recurrentes con mayores niveles de beneficio a medio y largo plazo, reforzando al mismo tiempo el vendor lock-in o dependencia de sus clientes.

Este fortalecimiento de la dependencia es debido fundamentalmente a la obligatoriedad de abonar una cuota periódica para el uso de los productos, como contraposición a una adquisición inicial única que llevaba implícitos unos derechos de uso perennes.

No obstante, el camino desde un licenciamiento perpetuo hasta unos servicios SaaS no resulta en absoluto trivial. Es importante tener en cuenta diversos aspectos sobre cómo los fabricantes de software on-premise están orientando la transición a SaaS, para cuya adopción se describen en el presente artículo las principales consideraciones que han de ser valoradas por cualquier compañía y sus equipos de Sistemas de Información.

La naturaleza de otras tecnologías como PaaS (Platform as a Service) o IaaS (Infrastructure as a Service) hace que tengan diferencias importantes respecto a SaaS desde el punto de vista contractual.

Desmontando alguna creencia sobre la contratación de SaaS

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Los conceptos que históricamente acompañaban a la comercialización de licencias perpetuas eran bastante sencillos sobre el papel.

En primer lugar, un fabricante desarrollaba un determinado producto o lo adquiría a través, por ejemplo, de la compra de terceras empresas, vendiéndolo posteriormente a sus clientes en la cantidad que fuera necesaria en función de las métricas que hubiera definido para el mismo. La ecuación se complicaba en cierto modo al complementar la venta del software con servicios de soporte y mantenimiento, orientados principalmente a la corrección de incidencias y a la publicación de actualizaciones de las versiones del propio software.

Si bien es cierto que las condiciones de licenciamiento han ido tornándose cada vez más complejas para facilitar el éxito de acciones comerciales agresivas en la forma de auditorías, particularmente para determinados productos y fabricantes, las licencias perpetuas se han caracterizado, con ciertos matices, por unas condiciones de adquisición y mantenimiento predecibles.

Por el contrario, las circunstancias que rodean a SaaS implican un nivel de complejidad sensiblemente mayor desde el inicio. De la misma forma que la contratación del software como servicio permite mayor agilidad bajo determinadas circunstancias operativas, sus costes pueden evolucionar de manera imprevista. Asimismo, las funcionalidades y nuevas versiones del software también pueden seguir su propia senda de evolución dificultando, por ejemplo, las integraciones con terceros sistemas.

Por consiguiente, un patrón de licenciamiento basado en SaaS favorecerá la tarificación de cualquier funcionalidad según la conveniencia de cada editor de software, resultando más adecuado para la obtención de mayores beneficios que los que se podrían conseguir a través de licencias perpetuas, con la ventaja adicional de poder afianzar unos ingresos recurrentes.

Si los clientes podían antes optar por no contratar servicios de mantenimiento y soporte, en un modelo sustentado en suscripciones resulta inviable renunciar a las tasas periódicas imprescindibles para disfrutar de los correspondientes derechos de uso.

Además, estos escenarios permiten facturar tanto por criterios de uso como por otras métricas novedosas que puedan diseñarse para maximizar el rendimiento económico, basadas incluso en reglas diferentes a las que han regido el juego en el ámbito del licenciamiento perpetuo. De hecho, todavía es habitual encontrarse condiciones de uso confusas como consecuencia de un bajo nivel de madurez en la transición desde entornos tradicionales a los nuevos basados en SaaS.

saasImportancia de los contratos de SaaS

Las soluciones SaaS ofrecidas por los principales fabricantes del mercado como Oracle, Microsoft o SAP, se han ido adoptando paulatinamente por parte de multitud de empresas a lo largo del planeta por su capacidad para reducir costes, disminuir los tiempos de puesta en producción de nuevas aplicaciones o dotar de agilidad a los departamentos de IT. Aún así no hay que perder de vista las presiones comerciales que han sufrido incontables clientes para abrazar estas nuevas tecnologías, mucho más ventajosas para los fabricantes.

No obstante, la realidad que han percibido los clientes tras su uso no se ha correspondido habitualmente con las expectativas creadas, debido en gran medida a cuestiones relacionadas con los obstáculos recogidos en los contratos suscritos entre las partes.

El surgimiento de la nube y, en concreto, el concepto de Software as a Service, ha supuesto una de las innovaciones tecnológicas más importantes de los últimos años, pero las organizaciones han de asegurarse de que sus acuerdos de suscripción estén articulados de manera que permitan aprovechar realmente las ventajas de estos nuevos servicios.

Aunque SaaS tenga la capacidad potencial de reducir costes y de ofrecer una mayor flexibilidad para consumir ciertas funcionalidades bajo demanda, resulta fundamental tener la habilidad de aplicar estos beneficios a la realidad, adoptando las mejores prácticas para el negocio.

En este ámbito es imprescindible prestar la máxima atención a los acuerdos de licenciamiento y suscripciones, tratándolos y planificando las negociaciones de la misma manera que se hacía con las licencias perpetuas.

Cómo sacar el máximo provecho de sus contratos

Algunas ideas incorrectamente preconcebidas o ciertos errores de contratación pueden impedir que se obtengan todos los beneficios posibles de los acuerdos de SaaS. Ha de tenerse en cuenta que la mayoría de los acuerdos de suscripción no incorporan por defecto las condiciones ideales para todos los clientes.saas

Estos acuerdos no suelen orientarse a la cuantificación del consumo real, sino que se asemejan a los contratos de licenciamiento tradicionales, con pagos de tarifas fijas para un conjunto específico de productos o un número concreto de usuarios. En oposición a la creencia inicial, a través de tales acuerdos los proveedores de SaaS buscan garantizarse unos ingresos recurrentes en base a unos contratos cuya flexibilidad acaba siendo realmente reducida.

En muchos casos, las empresas se ven obligadas a arrastrar determinados compromisos innecesarios durante varios años. Además, es habitual contratar inicialmente más licencias de las necesarias por la dificultad de prever su uso real, y los contratos no suelen incluir la opción de reducir el número de licencias dinámicamente durante el periodo del contrato. La obligatoriedad de pagar por anticipado cada periodo viene a agravar el problema.

La gran diferencia respecto a los contratos de licencias perpetuas, es que en una plataforma SaaS los clientes no poseen una licencia que puedan usar de manera ilimitada. Cuando una empresa formaliza un acuerdo de suscripción, en definitiva está alquilando el uso de unas determinadas funcionalidades y una vez que termine el plazo contratado, éste ha de ser renovado inevitablemente para continuar utilizando dichas funcionalidades, no computando el excedente de licencias que pudiera no haber sido utilizado en el periodo anterior.

Es imprescindible que las empresas negocien con sus diversos proveedores de SaaS para incluir la capacidad de aumentar y disminuir el número de licencias a lo largo del periodo de duración de los acuerdos de suscripción. De la misma forma, es recomendable incluir en la negociación otros aspectos que puedan resultar de interés, como el uso del software por parte de filiales o empresas del mismo grupo, o cláusulas de protección del precio para periodos futuros de renovación, al ser éste un aspecto especialmente controvertido.

No en vano, los acuerdos de SaaS suelen ser ambiguos con respecto a la protección económica para cualquier producto adicional y/o usuario agregado durante el plazo de la suscripción. Todos los acuerdos de suscripción deberían regular la posibilidad de agregar nuevas funcionalidades o incrementar el volumen contratado manteniendo o, en su caso, disminuyendo el precio inicialmente pactado. Además, no debería fijarse una cantidad mínima de productos o un volumen de usuarios determinado como condición sine qua non para aceptar la cláusula de protección.

saas¿Qué conclusiones puede sacar?

Las prácticas de contratación de los proveedores de SaaS se asemejan con frecuencia a las asociadas al software tradicional, que curiosamente sirvieron como trampolín para la propagación de los modelos SaaS. Partiendo de esta premisa, y haciendo un paralelismo, es imprescindible negociar las condiciones más flexibles que sean factibles para cada acuerdo de suscripción, reflejando con precisión las ventajas que cada empresa espera de las soluciones SaaS que vaya a contratar.

La claridad y el control sobre las licencias y los derechos de software resultan aún más esenciales en un entorno de TI en modo SaaS. No cabe duda de que, con la adopción de la nube, muchas organizaciones podrían pensar que han acabado las complejidades en torno a las licencias de software pero, lejos de eso, la dificultad para los Departamentos de TI o de Compras sigue siendo elevada, requiriéndose amplios conocimientos y experiencia para la correcta administración de los activos de software y sacar el máximo partido con el mínimo riesgo para cada escenario SaaS.

Si necesita cualquier tipo de ayuda para maximizar el valor de sus acuerdos de suscripción de software, no dude en contactar con el equipo de especialistas de EVERGREEN COMPLIANCE. Estaremos encantados de ayudarle en todo lo que necesite.