Qué es un sistema ERP y qué tener en cuenta sobre su licenciamiento y auditorías

¿Qué ha de considerar en sus acuerdos de licencias de un sistema ERP para minimizar los riesgos en caso de auditoría? ¿Conoce las consecuencias que pueden acarrear determinadas configuraciones desde el punto de vista contractual?

Como especialistas en el análisis del licenciamiento y la gestión de auditorías de las principales soluciones ERP del mercado, como Oracle E-Business Suite (EBS) o SAP, desde Evergreen Compliance nos proponemos brindar información sobre cómo abordar cualquier actuación en este ámbito. ¡Esperamos que lo encuentre interesante!

Principales aspectos que debe valorar antes de suscribir un acuerdo de licencia de un sistema ERP

Las siglas ERP se corresponden con Enterprise Resource Planning por lo que, desde el punto de vista del licenciamiento, un programa ERP (ERP software) es un sistema ERP de gestión empresarial cuyo uso se regula en un acuerdo de licencia, con la particularidad de que su implementación suele comportar cierta complejidad, al incluir diversas singularidades y dependencias.

Por consiguiente, es de vital importancia comprender los términos del acuerdo para determinar qué puede hacerse y qué no puede hacerse con el software, identificando si existe alguna limitación que pueda resultar traumática o costosa, y no procediendo a su firma hasta sentirse cómodo con el contenido.

Las consecuencias de una revisión deficiente de los acuerdos de licencia para una plataforma ERP son diversas, pudiendo surgir imprevistos contractuales como:

  • Responsabilidades y obligaciones ocultas.
  • Incrementos inesperados de precios.
  • Costes encubiertos para las actualizaciones de versiones.
  • Niveles de soporte inferiores a los previstos.

Por tanto es recomendable revisar adecuadamente apartados clave del sistema ERP como los siguientes:

  • Conveniencia de adquirir licencias perpetuas, basadas en suscripciones (opción estándar utilizada en despliegues de software ERP como servicio o SaaS), o emplear un modelo mixto manejando ciertas funcionalidades perpetuas y otras en base a una suscripción.
  • Cerciorarse sobre los derechos de actualizaciones de versiones de software, no solo para acceder a las nuevas funcionalidades, sino también para obtener parches correctivos y de seguridad.
  • Precisar claramente la cantidad de usuarios permitidos según la definición contractual de “usuario”, con variantes como “usuarios concurrentes” o “usuarios nominales”.
  • Aunque un sistema ERP modular tenga la ventaja de licenciar solo aquellas funcionalidades que se necesiten, hay que asegurarse de que el acuerdo de licencia incluya todas las características que requerirá cada negocio tanto ahora como en un futuro próximo.
  • De hecho, es posible utilizar algún cuadro comparativo de un sistema ERP en que se detallen las funcionalidades existentes para cada uno.
  • Clarificar el nivel de soporte mínimo que se espera recibir.
  • Verificar si existe alguna tarifa vinculada a criterios de uso y, en tal caso, si es realmente conveniente para el negocio.
  • Para escenarios SaaS se debería especificar dónde y cómo se respaldan los datos, si éstos compartirán recursos físicos de servidor con otros clientes o cómo se eliminarán los mismos una vez finalizado el contrato de servicio.
  • Es probable que en un momento dado necesite aumentar o disminuir el número de usuarios que acceden al servicio, siendo importante conocer cómo se regula el coste de estos cambios, de manera que el fabricante no se aproveche de una posición de privilegio posteriormente. Cuando se contrate un proveedor de servicios para hacer la instalación y configuración del software de gestión ERP, no solo ha de definirse con precisión el alcance de los trabajos, sino que también deberían determinarse las responsabilidades de cada parte.

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Sobre el acceso indirecto de SAP en el sistema ERP

Las demandas de SAP contra dos de sus clientes, la compañía británica de bebidas alcohólicas Diageo y la multinacional belga Anheuser-Busch InBev, se han basado en el acceso indirecto al propio SAP ERP a través de software de terceros como SalesForce, teniendo gran repercusión en el mercado.

En un intento de rebajar el nivel de confusión y evitar que sus clientes adopten soluciones de otros proveedores, SAP publicó el 10 de abril de 2018 una serie de cambios orientados a aclarar su posición en esta materia.

De esta forma SAP diferencia entre acceso directo o humano, como aquel que se produce cuando una persona física inicia sesión a través de una interfaz que forme parte del software de SAP, y acceso indirecto o digital, que está dirigida al acceso desde aplicaciones de terceros, dispositivos IoT (Internet of Things), bots u otros automatismos.

El primero de ambos accesos se seguirá licenciando bajo una métrica de “usuario” mientras que el segundo lo hará en base a transacciones / documentos procesados por el sistema SAP, habiéndose identificado 9 tipos de documentos traficables según las siguientes consideraciones:

  • Solo tiene coste la creación inicial del documento, es decir, leer, actualizar o eliminar un documento no implicaría un gasto adicional.
  • Cuantos más documentos se creen, menor será el precio por documento.
  • A efectos de consumo, no todos los documentos se ponderan de igual manera.

Para hacer uso de este nuevo modelo de licenciamiento deberá estimarse, con la dificultad que esto entraña, el número de documentos requeridos, aunque:

  • Si se creasen más documentos de los previstos a lo largo de la duración del contrato, es de prever un proceso de regularización al final pero, ¿habrá que afrontar algún recargo por exceder la estimación inicial?
  • ¿Qué sucede si la cantidad de documentos creados es menor que la inicialmente estimada? ¿Habrá una política de reembolso? ¿Podrá transferirse el exceso al próximo acuerdo?

SAP ofrece dos opciones para aquellos clientes que deseen utilizar este nuevo modelo de licencia dentro del sistema ERP, conservando en ambos casos el importe de mantenimiento:

  • Hacer una conversión del contrato.
  • Mantener en vigor el contrato existente, añadiendo una adenda que cubra el acceso indirecto, pudiendo canjear licencias actualmente existentes para ello.

Estrategia de SAP en torno al nuevo modelo de licenciamiento de un sistema ERP

Dentro del sistema ERP, los clientes de SAP, que han tenido el convencimiento de estar perfectamente licenciados, no deberían enfrentarse a nuevos costes respecto al modelo anterior. No obstante, aún está en el aire la estrategia que seguirá SAP para impulsar este nuevo modelo en sus clientes.

Aun así, hay que ser conscientes de que, al margen de cómo se articulen las actualizaciones contractuales, es previsible un importante impulso en los ingresos de este fabricante, ya que tecnologías como IoT o bots están en clara fase de expansión.

De hecho, para poder garantizar el cumplimiento será crucial entender cómo interactúa cualquier dispositivo o aplicación de terceros con cada sistema SAP, debiendo existir para ello una fuerte cohesión entre las diversas áreas de cada organización.

Resultará igualmente necesaria una comprensión profunda sobre qué documentos se generan y bajo qué circunstancias para ajustar el esquema de costes, incluyendo cómo se registra el número de documentos creados y de qué manera son vinculados a un usuario humano o digital, o qué documentos son originales en contraposición a los que deriven de éstos.

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Acuerdos de licencias de Oracle E-Business Suite

La falta de procedimientos concisos para la administración de las licencias de un sistema de gestión ERP puede acarrear un elevado riesgo financiero, como en el caso del ERP de Oracle E-Business Suite u otros tipos de sistema ERP.

De hecho, al igual que acontece con otras plataformas, las organizaciones que utilizan las herramientas ERP de E-Business Suite no suelen realizar directamente la implantación ERP y las modificaciones necesarias.

Por el contrario, es habitual que se contrate a un partner especializado o que incluso se utilicen los servicios de consultoría del fabricante enfocados a adecuar el uso del sistema ERP.

Dado que el personal contratado no es usualmente conocedor de las consecuencias que puede implicar cualquier modificación, los problemas de cumplimiento suelen aflorar durante un proceso de auditoría, en muchos ocasiones varios años más tarde.

Ha de hacerse notar que cada organización se obliga a cumplir con los términos y condiciones de sus acuerdos de licencia, incluso si los servicios de asistencia técnica hubieran sido llevados a cabo por parte de empleados de Oracle.

Por otra parte, para hacer que las aplicaciones de E-Business Suite resulten más competitivas, Oracle ha incorporado tradicionalmente el derecho de “uso restringido” para utilizar los programas subyacentes de Database y Middleware como parte de su EBS.

Sin embargo, y al margen de las numerosas vicisitudes que se producen en caso de auditoría como son las distintas métricas de licenciamiento o las particularidades de las diversas aplicaciones y módulos que conforman E-Business Suite (SCM, ERP y CRM), los clientes de Oracle deben ser conscientes de hechos como que, para Oracle E-Business Suite 12.2, es posible que se requiera una licencia de un conjunto limitado de otros programas de Oracle.

La razón de esto se debe al uso potencial del protocolo SOAP del software Oracle E-Business Suite Integrated SOA Gateway.

Cómo puede conocer la situación del licenciamiento de su sistema ERP

Conocer el uso que las aplicaciones de sistema ERP tienen en cada organización es una cuestión que se está tornando cada vez más trascendental, resultando especialmente importante clarificar el marco contractual y los acuerdos de licencias suscritos.

Esto incluye la arquitectura técnica implicada, siendo recomendable apoyarse en una empresa especializada e independiente de cualquier fabricante o editor de software.

Por este motivo, puede plantearnos cualquier cuestión a los expertos de EVERGREEN COMPLIANCE, ya sea porque se encuentre en un proceso de auditoría, porque desee controlar y optimizar su situación de licenciamiento o si busca asesoramiento.

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