¿Qué aspectos hay que tener en cuenta en el uso del software empresarial?

¿Está analizando el uso del software en su organización tras el anuncio de una auditoría de licenciamiento? ¿Tiene interés en conocer las recomendaciones para abordar estos procesos que impulsan los principales fabricantes? Este artículo profundiza en las cuestiones esenciales que ha de tener en cuenta. ¡Confiamos en que le resulte de interés!

Toda empresa está obligada al cumplimiento de los términos de las licencias de uso del software que utiliza. En caso contrario, se arriesga a consecuencias indeseables de carácter legal, financiero o reputacional.

De esta forma, una organización puede incumplir los términos de la licencia sin tener siquiera conocimiento de ello. Esto sucede, por ejemplo, al instalar accidentalmente opciones o módulos de pago no adquiridos. También ocurre, entre otros supuestos, cuando acceden al software más usuarios de los inicialmente autorizados según el contrato.

Así, los fabricantes se reservan contractualmente el derecho de realizar auditorías para verificar que el uso del software se lleva a cabo según los términos de la licencia. Además, podrán aplicar regularizaciones si se detectasen discrepancias entre dicho uso del software y los derechos adquiridos.

Importancia de identificar los derechos adquiridos para el uso del software

Aunque suene evidente, primeramente hay que garantizar que el uso del software se ajusta a los derechos adquiridos, algo que sucede incluso con el software libre.

Esto, que a priori pudiera parecer sencillo, se convierte en muchas ocasiones en una tarea prácticamente imposible. El motivo es la reiterada actitud de ciertos fabricantes en mantener una opacidad sospechosa alrededor de sus políticas de uso. Adicionalmente, estos suelen incluir términos de licenciamiento confusos y excesivamente complejos.

Tampoco ayuda que muchos fabricantes, con sobradas competencias técnicas para ello, se empeñen en no limitar el uso de sus productos únicamente a lo adquirido. Esta medida facilitaría el manejo de software, ya que los derechos de uso resultan, por sí mismos, activos difíciles de gestionar, precisamente por ser intangibles.

Imaginemos que compra un coche. Aunque sea un bien tangible cuyas funcionalidades resulten más fáciles de controlar y gestionar que las de los derechos de uso del software. En el cuadro de mandos, encontrándose perfectamente a nuestro alcance sin limitaciones ni advertencias, está el mando del aire acondicionado.

No obstante, hemos firmado un contrato que establece que el uso del aire acondicionado es una opción de pago. Se trata de un contrato extenso y complejo, sin traducir al español (hay clientes que han recurrido a un traductor inglés, un traductor francés o incluso el traductor Google), revisado por personas que no son necesariamente expertas en la materia y que no van a conducir el coche.

A finales de año, el fabricante del coche nos somete a una auditoría y comprueba que en el mes de marzo se activó una vez el aire acondicionado. Como consecuencia, exige que abonemos el importe correspondiente a todo el año más una sanción.

Estrategia de los fabricantes en torno al uso del software

Así pues, ¿no sería más fácil vender el coche sin aire acondicionado si lo compramos sin esta opción? El problema aumenta sobre todo cuando se ha probado sobradamente la posibilidad de “activación accidental” de la opción de pago.

Y siguiendo con la analogía, ¿es posible que a los fabricantes les interese dificultar la gestión del uso del software para fomentar cierto tipo de estrategias agresivas de ventas? ¿Se ha convertido realmente esto en una práctica habitual en el mercado?

Determinados fabricantes tienen la tentación de usar la facultad contractual de verificar el uso del software como una herramienta comercial. Se trata de obtener munición con la que forzar posteriormente al cliente a sentarse en una mesa de negociación. El objetivo no es otro que obligarle a comprar lo que no necesite o quiera, con la excusa de un supuesto uso indebido que, en ocasiones, es bastante discutible.

También hay que recordar que los fabricantes suelen tener departamentos dedicados únicamente a este tipo de tareas. A veces emplean terceros especializados, contratados al efecto, que propician situaciones de total desequilibrio con el cliente.

Además, estos fabricantes suelen olvidar con demasiada ligereza que los clientes se dedican a su negocio. Por consiguiente, no suelen ser especialistas en temas de licenciamiento, entre otras cosas, porque los propios fabricantes no lo propician.

Visión de los clientes acerca del uso del software

Durante todos los años dedicados al licenciamiento, hemos encontrado que prácticamente el cien por cien de las empresas quieren estar perfectamente licenciadas. De hecho, realmente creen que lo están, y ahí es donde empieza uno de los principales problemas.

En este sentido, ningún cliente tiene interés en perjudicar a un determinado fabricante. Menos aún utilizando software sin licencia de uso y asumiendo riesgos financieros, legales y reputacionales innecesarios.

Asimismo, las consecuencias (algunas muy graves) de un uso del software indebido son totalmente diferentes dependiendo de las causas. Es evidente que no es lo mismo utilizar tipos de software sin licencia que hacerlo aplicando una determinada interpretación del contenido de ésta.

Además, cada interpretación de un contrato no tiene por qué coincidir necesariamente con la que sostenga el fabricante.

Utilización del derecho de auditoría por parte de los fabricantes

Para determinar qué clientes auditar, los fabricantes pueden basarse en incoherencias en el comportamiento de compra de licencias, como lo destaca un estudio llevado a cabo por Ernst & Young.

También puede tenerse en cuenta el comportamiento previo que haya tenido el cliente en relación al uso del software. Así, si en el pasado ya ha sido objeto de una auditoría que ha revelado alguna falta de conformidad, existen más posibilidades de que el fabricante ejercite sobre él su facultad contractual de auditar el uso que se esté haciendo de sus productos.

Previamente al inicio de la auditoría, el fabricante debe notificar al cliente el comienzo de esta. La notificación no suele hacer alusión al término “auditoría” y suelen emplearse otras expresiones como “análisis”, “revisión” o “verificación”.

Hay que decir que no toda “revisión” por parte del fabricante constituye una auditoría en el sentido contractual del término. Además, el cliente debe disponer de un plazo razonable y suficiente, normalmente previsto en el contrato, en torno a los 30-40 días, para preparar materialmente la auditoría y poder organizarse.

Asimismo, durante el transcurso de la misma, el fabricante no podrá alterar las operaciones ordinarias de negocio del cliente. Llegados a este punto, cabe preguntarse cómo pueden prepararse las licencias software ante una auditoría.

Cómo preparar una revisión sobre el uso del software

En primer lugar, es recomendable introducir la auditoría en el marco del conjunto de negociaciones contractuales con el fabricante. Al mismo tiempo, hay que asegurarse de que los productos y sus métricas se adaptan a las necesidades particulares de cada empresa (número de usuarios, nominados o no, procesadores, facturación, etc.).

Estar y permanecer en conformidad con las condiciones de cada licencia de software, requiere de una gestión rigurosa de la documentación contractual y del seguimiento de la evolución de la arquitectura. Se hace necesario controlar el incremento de usuarios y servidores, el uso de virtualización, los entornos de Disaster Recovery, etc.

De esta forma, los cambios tecnológicos o las reestructuraciones empresariales, pueden dar lugar a un nuevo uso del software que no se hubiera previsto en el momento de la firma del contrato, ni por el fabricante ni por el cliente.

Un claro ejemplo se encuentra en el impacto de la virtualización de servidores sobre el cálculo total de licencias requeridas. Este es uno de los servicios más reclamados en relación a la interpretación de la documentación contractual durante auditorías.

Profesionalización de la gestión de auditorías

Nuestra actividad nos ha permitido adquirir gran experiencia en torno a las dificultades que se plantean durante las auditorías de los principales fabricantes: Oracle, IBM, Microsoft, SAP, etc.

Se impone la necesidad de analizar rigurosamente, con la misma metodología que el fabricante, las condiciones de uso del software. Este uso ha de ponerse en perspectiva con los propios términos de los tipos de licencia de software para determinar si las posibles demandas de regularización están contractualmente justificadas o, si por el contrario, son discutibles.

En la mayoría de ocasiones existen suficientes elementos favorables al cliente para neutralizar o reducir considerablemente las cantidades reclamadas.

Asimismo, es conveniente vigilar la cláusula de auditoría prevista en el contrato de licencia de software y negociarla antes de la firma. En este ámbito el fabricante suele considerar los siguientes puntos:

• Modalidades de notificación: cómo debe realizarse y qué plazo se concede desde su recepción hasta el inicio de la auditoría propiamente dicha.
• Frecuencia de la auditoría: debe tenerse también en cuenta que este tipo de procesos no puede perturbar la actividad normal del cliente.
• Modalidad de auditoría: cuál es el marco de la auditoría, qué productos son auditables, qué interlocutores se establecerán durante el proceso, etc.
• Intervención de terceros: puede recurrirse a un tercero independiente y establecer una lista de empresas que estén en disposición de ejecutar los servicios.
• Previsión de las consecuencias de la auditoría.

Para minimizar los riesgos derivados de supuestos usos indebidos del software y profesionalizar la gestión del licenciamiento, es esencial contar con la ayuda de especialistas independientes, preferiblemente desde el mismo momento de notificación de la auditoría por parte del fabricante.

Puede contactar en cualquier momento con el equipo de expertos de EVERGREEN COMPLIANCE para el apoyo ante cualquier auditoría y solventar dudas sobre uso del software.